Viết email trả lời đối tác bằng tiếng anh

Hướng dẫn viết email trả lời đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp từ A – Z

Hướng dẫn viết email trả lời đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp từ A – Z

Một trong những phương thức liên lạc hữu hiệu cho doanh nghiệp với đối tác là qua việc gửi email. Doanh nghiệp có thể gửi những email trả lời bằng tiếng Anh để giải đáp những thắc mắc, trả lời các vấn đề nhanh và tiện lợi nhất. Dưới đây, Impactus sẽ gợi ý bạn cách viết email trả lời bằng tiếng Anh cho đối tác chuyên nghiệp nhất!

1. Khi nào bạn cần email trả lời đối tác bằng tiếng Anh?

  • Nếu công việc của bạn yêu cầu liên lạc thường xuyên với các đối tác và nước ngoài, kỹ năng viết email trả lời bằng tiếng Anh là vô cùng cần thiết. Email trả lời đối tác bằng tiếng Anh có thể trao đổi thông tin, giải đáp được những băn khoăn và thắc mắc về doanh nghiệp của mình. Qua đấy, đối tác có thể cảm nhận được sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp. 
  • Ngược lại, nếu khả năng truyền đạt thông tin của bạn còn nhiều lỗ hổng, đối tác sẽ không tin tưởng được doanh nghiệp. 

Qua đây, hãy để Impactus hướng dẫn bạn cách viết email trả lời đối tác bằng tiếng Anh hoàn hảo cho doanh nghiệp nhé!

 

2. Lưu ý khi viết email phản hồi đối tác

  • Phản hồi nhanh nhất có thể: Điều này không chỉ thể hiện sự tận tình của doanh nghiệp của bạn mà còn giảm khả năng nếu họ đưa những vấn đề đó công khai.
  • Sử dụng tên của đối tác: Sử dụng tên của đối tác trong lời chào sẽ khiến email phản hồi của bạn chân thực và được viết dành riêng cho họ. 
  • Nghiên cứu về đối tác: Trước khi phản hồi bất kỳ email nào, bạn cần chú ý là hiểu rõ tại sao họ liên hệ với công ty của bạn. Họ là đối tác của bạn từ lúc nào? Họ đã từng phản hồi lại vấn đề gì của công ty chưa? Hay nếu bạn tìm được lịch sử trò chuyện của đối tác, bạn có thể cá nhân hóa những thông tin bạn sẽ trả lời.
  • Cố gắng hiểu cho vấn đề của họ: Dưới bất kỳ tình huống nào, hãy đảm bảo rằng mỗi email mà bạn phản hồi chứa đầy sự đồng cảm và thấu hiểu với đối tác. Đặc biệt khi đối phó với các đối tác đang thất vọng, sự đồng cảm sẽ giảm khả năng họ rời bỏ doanh nghiệp bạn và đến với đối thủ cạnh tranh.
  • Cho phép họ bày tỏ những câu hỏi, nhận xét hoặc các mối quan tâm khác: Ở cuối email, hãy yêu cầu họ cho bạn biết nếu họ còn bất kỳ câu hỏi, thắc mắc, phàn nàn khác. Bạn nên thể hiện rằng bạn sẵn sàng tiếp nhận thêm bất kỳ phản hồi nào khác để nhận được sự tôn trọng.

Không thể bỏ qua: Các lưu ý viết email tiếng Anh trong doanh nghiệp

Viết email trả lời đối tác bằng tiếng Anh

3. Các mẫu email trả lời đối tác bằng tiếng Anh

a. Viết email xác nhận lịch họp với đối tác như thế nào?

Để có một form email chuyên nghiệp khi gửi cho đối tác, bạn cần lưu ý:

  • Nội dung tiêu đề ghi rõ: Xác nhận lịch hẹn với… vào ngày…
  •  Confirming your call with [Executive Name]/ Xác nhận cuộc gọi với [tên nhân viên]

  • Confirming conference call details [Xác nhận thông tin hội thảo]

  • Confirming your meeting with [Executive Name]/ Xác nhận cuộc hẹn với [tên nhân viên]

  • Đừng quên CC email  đến những người liên quan, như: trợ lý, admin…

Mẫu thư

[Meeting Participant]: 

Good afternoon.

I’m writing to confirm that you’ll be speaking with [Executive Name] on (date) at 2:00 p.m.

[Executive Name] will call you at …

Please let me know whether this meeting time is still suitable for you or if something has changed.

Warm regards,

Dịch mẫu

(Người tham dự)

Chào buổi chiều,

Tôi viết email xác nhận lịch họp của bạn với (nhân viên) vào ngày… lúc 2 giờ chiều.

(Nhân viên) sẽ gọi bạn qua …

Hãy cho tôi biết nếu lịch họp này phù hợp với bạn hoặc cần thay đổi.

Chân thành.

b. Viết email phản hồi đối tác bằng tiếng Anh như thế nào?

Nên nhớ, khi viết thư phản hồi khách hàng, bạn là người đại diện cho hình ảnh doanh nghiệp – công ty. Chính vì vậy, hãy luôn giữ thái độ chuyên nghiệp:

  • Thể hiện sự biết ơn với khách hàng: Cảm ơn họ vì đã dành thời gian trao đổi.
  • Khuyến khích họ chia sẻ thêm ý kiến 
  • Nếu trong khả năng, hãy gửi cho họ thêm ưu đãi vì đã dành thời gian phản hồi.

Thư mẫu 

Dear…,

Thank you for your comments. It made everyone on our staff happy. We’re so glad you liked our service that we’d like to give you a 25% discount on all of our products.

We’d appreciate it if you could share your comments about our service on social media and tag us if you have the time.

Sincerely.

Dịch mẫu

Kính gửi..,

Cảm ơn đã phản hồi. Chúng tôi rất biết ơn vì điều đó. Chúng tôi rất mừng vì bạn thích dịch vụ của chúng tôi. VÌ vậy, chúng tôi tặng bạn phiếu giảm giá 25%.

Chúng tôi rất biết ơn nếu bạn có thể chia sẻ về chúng tôi trên các trang cá nhân. Đừng quên cho chúng tôi biết nhé.

Trân trọng

c. Viết thư chào mừng đối tác sao cho hấp dẫn nhất?

Để làm khách hàng mới ấn tượng, bạn hãy viết thư chào mừng đối tác khi họ mới làm việc với công ty bạn. Đây là cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ với họ. Email của bạn cần:

  • Giữ thái độ chuyên nghiệp, lịch sự
  • Ngắn gọn, chính xác

Thư mẫu:

Dear…,

ABC Company is delighted to welcome you! Thank you for considering our firm. I hope you’re having a good time so far.

I’d like to invite you to use our resources to enhance your experience and keep you up to date on all matters. Visit our blog and follow @ABCCompany on Linkedin and Facebook.

Thank you again. If you need any further information, please contact us at xxx.

Best regard.

Dịch mẫu

Kính gửi…,

Công ty ABC chào đón bạn. Cảm ơn đã lựa chọn chúng tôi. Mong bạn có thời gian tốt đẹp.

Tôi muốn mời bạn nâng cấp trải nghiệm và cập nhật thông tin. Theo dõi blog và tài khoản Linkedin và Facebook của chúng tôi.

Một lần nữa xin cảm ơn. Nếu bạn cần thêm thông tin, hãy liên hệ chúng tôi tại…

Trân trọng.

d. Mẫu email trả lời từ chối với đối tác bằng tiếng Anh thế nào để vẫn giữ được hòa khí?

Đôi khi, không phải lúc nào bạn cùng đồng ý với mọi lời hợp tác với các doanh nghiệp. Có thể bạn đang bận, hoặc họ không phù hợp với tiêu chí mà công ty bạn hướng đến. Tuy nhiên, bạn không muốn hành xử thô lỗ và thiếu chuyên nghiệp. Khi đấy, hãy sử dụng mẫu email phản hồi này để từ chối lời đề nghị của họ.

Email trả lời từ chối đối tác cần có:

  • Nói lời cảm ơn (Say thanks): Hãy gửi lời cảm ơn đối tác để thể hiện thái độ lịch sự và sự tôn trọng với họ khi đã đánh giá tốt về doanh nghiệp của mình. 

-Thank you for your input; we appreciate you taking the time to contact us about this.

(Cảm ơn về phản hồi của bạn. Chúng tôi rất trân trọng bạn dành thời gian liên hệ với chúng tôi.)

  • Thông báo về thông tin (Deliver the news): Hãy bày tỏ rằng bạn không thể hợp tác trong lời đề nghị này và sự tiếc nuối của bạn.

-On the other hand, we have made the decision not to participate at this time.

(Chúng tôi quyết định sẽ không tham gia trong lần này).

-We appreciate your efforts. However, we have to inform you that…

(Chúng tôi rất quý trọng nỗ lực của bạn. Tuy nhiên,. chúng tôi phải thông báo bạn rằng…)

  • Đưa ra quan điểm chính (Give the main reason): Hãy chia sẻ lý do bạn từ chối công ty một cách lịch sự. Tuy nhiên, bạn chỉ cần trả lời email hết sức ngắn gọn. 

We already have a number of companies working for us, and we’re happy with the costs and results. We are confident that we will be able to work with you in the future. We will surely need to partner with companies like yours as we grow.

(Chúng tôi đã có nhiều đối tác, và chúng tôi đang hợp tác tốt. 

  • Cung cấp hy vọng (Offer hope): Kể cả khi bạn từ chối lời đề nghị của họ bây giờ, hãy bày tỏ lòng cảm kích và mong muốn được giữ liên lạc với công ty cho các hoạt động tiếp theo.

– We are grateful for the information you provided, as well as the time and effort you put into preparing the proposal.

(Chúng tôi rất biết ơn về thông  tin bạn cung cấp, và thời gian, công sức bạn đã chuẩn bị).

-We are confident that we will be able to work with you in the future. We will surely need to partner with companies like yours as we grow.

(Chúng tôi tin chúng ta thể tiếp tục hợp tác trong tương lai. Trong quá trình phát triển, chúng tôi cần công ty như của bạn).

Đừng bỏ qua

Cách viết email trả lời bằng tiếng Anh cho mọi tình huống [+ 9 mail mẫu]

6 MẸO VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH TRONG CÔNG VIỆC CHUYÊN NGHIỆP HƠN

Những cụm từ dùng cho email công sở cực hữu dụng

Thư mẫu

Dear [Name]!

We were delighted to hear your proposal for conducting business on the [Something with which you want to collaborate]. We thought your proposal to be quite intriguing and well-presented when reviewing it. Thank you for taking the time to consider doing business with us!

We, on the other hand, have decided not to participate at this moment because we already have multiple businesses working for us and are satisfied with the costs and outcomes. We believe we will be able to conduct business with you in the future. As we expand, we will undoubtedly need to partner with companies like yours.

We greatly appreciate the material you sent us, as well as the time and work you put into drafting the proposal. Please accept our apologies for rejecting your request again. 

Best regards,

[Your Name]

Dịch thư

Kính gửi [Tên]!

Chúng tôi rất vui khi biết đề xuất của bạn về việc tiến hành kinh doanh trên [Một cái gì đó mà bạn muốn cộng tác]. Chúng tôi nghĩ rằng đề xuất của bạn khá hấp dẫn và được trình bày tốt khi xem xét nó. Cảm ơn bạn đã dành thời gian để xem xét kinh doanh với chúng tôi!

Mặt khác, chúng tôi đã quyết định không tham gia vào lúc này vì chúng tôi đã có nhiều doanh nghiệp làm việc cho chúng tôi và hài lòng với chi phí và kết quả. Chúng tôi tin rằng chúng tôi sẽ có thể tiến hành kinh doanh với bạn trong tương lai. Khi chúng tôi mở rộng, chúng tôi chắc chắn sẽ cần hợp tác với các công ty như của bạn.

Chúng tôi đánh giá rất cao tài liệu bạn đã gửi cho chúng tôi, cũng như thời gian và công việc bạn đã bỏ ra để soạn thảo đề xuất. Vui lòng chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi vì đã từ chối yêu cầu của bạn một lần nữa.

Trân trọng,

[Tên bạn]

e. Mẫu email trả lời cảm ơn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp – hấp dẫn nhất 2022.

Một thư email cảm ơn được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ thể hiện sự đánh giá cao đối với hoạt động kinh doanh của đối tác. Email có thể thể hiện sự cảm ơn vì đã đồng hành với thương hiệu, tham gia các hoạt động hay chúc mừng những ngày lễ quan trọng.

Trong thư này cần bao gồm:

  • Sự biết ơn (Say Thanks): Hãy thể hiện sự biết ơn vì những đóng góp và đôi bên đã hỗ trợ cho nhau cùng những khó khăn đôi bên đã vượt qua. Ngoài ra, bạn có thể cá nhân hóa nội dung bức thư hơn như đã hợp tác bao lâu, trong lĩnh vực gì,…
    • We appreciate your patronage, support, and feedback, all of which have contributed to a significant increase in spectacular results.

(Chúng tôi biết ơn sự hỗ trợ của bạn. Điều này đóng góp vào thành công lớn của chúng tôi.)

    • Thank you so much for being the driving force behind our success.

(Cảm ơn đã là động lực chính cho thành công của chúng tôi).

  • Mong muốn hợp tác tiếp trong tương lai (Offer hope): Nếu đây là một sự hợp tác đem lại lợi ích cho đôi bên, hãy thể hiện sự nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ tiếp. I hope that our collaboration grows even stronger, and that all of our future plans come to fruition.

(Mong sự hợp tác của chúng ta sẽ tiếp tục phát triển. Và mọi dự định đều thành công).

  • Gửi lời chúc (Greetings): Gửi lời cảm ơn cuối và chúc cho sự hợp tác của 2 bên ngày càng phát triển và lâu bền.

The majority of the success is all credited to you.

(Bạn đóng góp lớn vào thành công của chúng tôi).

Thư mẫu:

To our devoted partner,

We’ve been in company for nearly a decade, and it all began with a shared dream. We’ve been through a lot of challenges together, which has given us a lot of faith in each other. We can’t thank you enough for all of your assistance, both during and before these challenging times! We are grateful for your patronage, support, and feedback, which have helped us achieve a huge rise in impressive results.

I hope that this cooperation becomes even stronger and that all of our future ideas occur. Please know that we respect your advice and guidance and will make every attempt to pay attention to it.

I wish to continue working hard and strive for the highest of goals.

The majority of the success is all credited to you, thanks a lot.

With best wishes,

[Your Brand’s name]

Dịch thư

Gửi tới các đối tác tận tâm của chúng tôi,

Chúng ta đã đồng hành cùng nhau gần một thập kỷ, và tất cả đều bắt đầu từ một ước mơ chung. Chúng ta đã cùng nhau trải qua rất nhiều thử thách, điều đó đã cho chúng tôi rất nhiều niềm tin vào nhau. Chúng tôi không thể cảm ơn đủ vì tất cả sự giúp đỡ của doanh nghiệp của bạn, cả trong và trước những thời điểm thử thách này! Chúng tôi rất biết ơn sự bảo trợ, hỗ trợ và phản hồi của bạn, những điều đã giúp chúng tôi đạt được kết quả ấn tượng.

Tôi hy vọng rằng sự hợp tác này sẽ trở nên mạnh mẽ hơn nữa, và tất cả những ý tưởng trong tương lai của chúng ta sẽ thành hiện thực. Hãy biết rằng chúng tôi tôn trọng lời khuyên và hướng dẫn của bạn và sẽ cố gắng chú ý đến nó.

Tôi mong muốn chúng tôi tiếp tục làm việc chăm chỉ và phấn đấu vì mục tiêu cao nhất.

Phần lớn thành công là nhờ doanh nghiệp của bạn, cảm ơn rất nhiều.

Cùng với những lời chúc tốt đẹp nhất,

[Tên thương hiệu của bạn]

f. Mẫu email trả lời đối tác đang tức giận bằng tiếng Anh

Phản hồi lại email của các đối tác đang không hài lòng thường rất khó khăn. Doanh nghiệp có thể tận dụng những phản hồi để cải thiện dịch vụ và xây dựng mối quan hệ với đối tác sẽ có tiềm năng phát triển lâu dài hơn.

  • Cá nhân hóa (Personalization): Hãy bắt đầu email của bạn một cách thân thiện và xưng hô tên họ 1 cách lịch sự.

Dear + Tên riêng của người nhận.

  • Giới thiệu bản thân (Introduce yourself): Bạn nên làm rõ bạn đang nói chuyện với ai, kết nối sự tương tác giữa khách hàng và bạn.
    • My name is… and I am working as… at…

(Tôi là …, đang làm… tại…)

    • As a customer service officer at…, I contact you as soon as I receive your feedback.

(Với vai trò là nhân viên chăm sóc khách hàng tại…, tôi liên hệ bạn ngay khi nhận được thông tin).

  • Cảm ơn lời nhận xét của họ (Thanks for their feedback): Khi khách hàng phản hồi lại về sản phẩm/ dịch vụ của bạn, tức họ đã có sự quan tâm tới doanh nghiệp của bạn. Vậy nên, hãy bày tỏ sự biết ơn về những góp ý để cải thiện sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. 
    • Thank you for your feedback.

(Cảm ơn vì phản hồi của bạn).

    •  We appreciate you taking the time to contact us on this.

(Chúng tôi trân trọng bạn dành thời gian liên hệ)

  • Giải thích lý do bạn liên lạc với họ (Explain why you contact them): Hãy xác định lại vấn đề cần liên lạc để đưa cuộc trò chuyện đi đúng hướng.

After receiving your feedback about our service/product, our company conducted a research to investigate about…

(Sau khi nhận phản hồi về dịch vụ/sản phẩm, công ty tôi đã tiến hành nghiên cứu lý do…)

  • Bàn luận về những bước tiếp theo (Discuss on the next steps): Kể cả khi bạn không thể giải quyết vấn đề ngay lập tức, hãy trấn an khách hàng rằng bạn đang tìm giải pháp. Hãy cụ thể hóa những bước bạn sẽ làm để khiến họ tin vấn đề sẽ được giải quyết.
    • We will quickly forward your concerns to the appropriate department.

(Chúng tôi sẽ gửi vấn đề này đến bộ phận giải quyết).

    • Our team will do everything necessary to fix your problem as promptly as possible.

(Nhân viên của chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể).

    • After 3 working-day, I will email you to inform you of the progress of…

(Sau 3 ngày làm việc, tôi sẽ gửi email thông báo tiến độ của…)

Đừng bỏ lỡ: MẪU CÂU TIẾNG ANH ỨNG BIẾN KHI KHÁCH HÀNG NỔI GIẬN

Thư mẫu:

Dear Ms. Isabella,

Thank you for your feedback; we appreciate you taking the time to get in touch with us about this, and we will forward your concerns to the appropriate department immediately.

Meanwhile, we’re trying to put things right. Your issue is a top priority for our staff, and they will do all they can to resolve it as quickly as possible. We are addressing this issue immediately in order to enhance service levels and provide a positive shopping experience for our consumers.

Thank you for bringing this matter to our notice, and I apologize for the carelessness. We’ll do all we can to correct it, and I’ll make sure to keep you informed.

If you have any more questions or comments, kindly let us know.

With deep apology to our partners,

Nguyen Van A

Customer Services Dept.

Dịch thư:

Cô Isabella thân mến,

Cảm ơn phản hồi của bạn; chúng tôi đánh giá cao việc bạn dành thời gian liên hệ với chúng tôi về vấn đề này và chúng tôi sẽ chuyển những thắc mắc của bạn đến bộ phận thích hợp ngay lập tức.

Trong khi đó, chúng tôi đang cố gắng sửa lại cho mọi thứ đúng. Vấn đề của bạn là ưu tiên hàng đầu đối với nhân viên của chúng tôi và họ sẽ làm tất cả những gì có thể để giải quyết vấn đề đó nhanh nhất có thể. Chúng tôi đang giải quyết vấn đề này ngay lập tức để nâng cao cấp độ dịch vụ và cung cấp trải nghiệm mua sắm tích cực cho người tiêu dùng của chúng tôi.

Cảm ơn bạn đã thông báo vấn đề này cho chúng tôi và tôi xin lỗi vì sự thiếu sót. Chúng tôi sẽ làm tất cả những gì có thể để sửa lại lỗi này và tôi đảm bảo thông báo cho bạn.

Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào, vui lòng cho chúng tôi biết.

Với lời xin lỗi sâu sắc đến đối tác của chúng tôi,

Nguyễn Văn A

Phòng dịch vụ khách hàng

 

Với những cách viết email trả lời đối tác bằng tiếng Anh như trên, Impactus tin bạn có thể mang đến cho người nhận cảm giác tin tưởng và chân thành với doanh nghiệp của bạn. 


Bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *