6 mẹo viết email bằng tiếng Anh trong công việc chuyên nghiệp hơn

Email từ lâu đã trở thành một công cụ cốt lõi cho giao tiếp công việc. Nhưng một cuộc khảo sát gần đây cho thấy, nội dung email không hiệu quả gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc lên tới 64%.
Vậy làm thế nào để tránh những lỗi không đáng có khi viết email trong công việc, để tránh những hậu quả không đáng có? Cùng Impactus tìm hiểu bạn nhé!

1. KHÔNG LẠM DỤNG QUÁ MỨC VIỆC GỬI EMAIL

Một trong những căng thẳng lớn nhất trong công việc là số lượng mail mỗi người nhận được quá nhiều. Vậy trước khi viết email, hãy hỏi rằng “Liệu có cần thiết để viết hay không?” Hay có cách giao tiếp khác hiệu quả hơn như trao đổi trực tiếp, gọi điện hoặc nhắn tin?
Ngoài ra email có thể không an toàn như bạn mong muốn, đặc biệt mọi người có thể chuyển tiếp email mà không nghĩ tới lịch sử hội thoại. Hãy luôn chú ý khi chia sẻ các thông tin cá nhân qua email.

2. SỬ DỤNG HIỆU QUẢ CÁC DÒNG TIÊU ĐỀ (SUBJECT)

Dòng tiêu đề (Subject) của email nên đảm bảo truyền tải được hai chức năng là thu hút sự chú ý của người nhận và nêu bật được chủ đề của email.
Dòng tiêu đề trống có nhiều khả năng bị bỏ qua hoặc bị từ chối là “thư rác”, vì vậy hãy luôn sử dụng một vài từ được chọn lọc kỹ lưỡng để cho người nhận biết nội dung của email.
Bạn có thể muốn bao gồm ngày trong dòng chủ đề nếu thư của bạn là một trong những chuỗi email thông thường, chẳng hạn như báo cáo dự án hàng tuần. Đối với thư cần phản hồi, bạn cũng có thể muốn bao gồm lời kêu gọi hành động, chẳng hạn như “Vui lòng trả lời trước ngày 7 tháng 11.

3. VIẾT NỘI DUNG NGẮN GỌN VÀ RÕ RÀNG

Hãy đảm bảo giữ câu văn của bạn ngắn gọn và súc tích, và vào thẳng vấn đề. Phần thân của nội dung email cần đi thẳng vào vấn đề như đã đề cập trên tiêu đề (subject). Đặc biệt, nếu bạn cần giao tiếp với ai đó về một số chủ đề khác nhau, hãy cân nhắc viết một email riêng cho từng chủ đề. Điều này làm cho thông điệp của bạn rõ ràng hơn và nó cho phép người nhận trả lời một chủ đề tại một thời điểm. Tránh sự nhầm lẫn và chồng chéo.

4. HÃY LỊCH SỰ

Luôn nhớ rằng nội dung bạn gửi phản ánh chính sự chuyên nghiệp, cách làm việc của bạn. Hãy luôn giữ một thái độ trang trọng nhất định.
Trừ khi bạn đã có một mối quan hệ thân quen với một đồng nghiệp nào đó, nếu không, hãy luôn tránh những từ “informal”, viết tắt hay slang.
Luôn kết thúc email bằng “Regards,” “Yours sincerely,” or “All the best,” tùy tình huống. Đôi khi người nhận có thể chuyển tiếp nội dung email của bạn tới người khác, vậy nên luôn giữ chuẩn mực lịch sự.

5. KIỂM TRA GIỌNG ĐIỆU

Khi gặp trực tiếp mọi người, chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ thể, giọng nói và nét mặt của người kia để đánh giá cảm giác của họ. Còn với trao đổi qua email, chúng ta sẽ không thể nắm được những thông tin cơ bản đó hay chúng ta không thể trao đổi trong trường hợp họ hiểu nhầm thông tin.
Lựa chọn từ, độ dài câu, dấu câu và cách viết hoa của bạn có thể dễ dàng bị hiểu sai nếu không có dấu hiệu thị giác và thính giác.
Nghĩ về “cảm xúc” của email của bạn. Nếu cách diễn đạt hoặc cảm xúc của bạn có thể bị hiểu nhầm, hãy tìm cách diễn đạt lời nói của bạn ít mơ hồ hơn.

6. CHỈNH SỬA VÀ HIỆU ĐÍNH

Cuối cùng, trước khi nhấn gửi, bạn hãy đọc lại một lần nội dung email của mình để xác định lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Tin nhắn email của bạn cũng là một phần của hình ảnh chuyên nghiệp giống như bộ quần áo bạn mặc, vì vậy sẽ rất tệ nếu bạn gửi một tin nhắn mắc lỗi cơ bản như lỗi chính tả.
Khi bạn hiệu đính, hãy chú ý cẩn thận đến độ dài của email. Mọi người có nhiều khả năng đọc những email ngắn gọn, súc tích hơn những email dài, lan man, vì vậy hãy đảm bảo rằng email của bạn càng ngắn càng tốt, không loại trừ thông tin cần thiết.

Hy vọng với 6 bước trên, Impactus sẽ giúp bạn cải thiện một số lỗi khi viết email thường gặp. Hãy tham khảo và áp dụng bạn nhé!


Bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *