MUỐN VIẾT EMAIL TIẾNG ANH CHUẨN CHỈNH TRONG DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý GÌ?

Khi còn ở cấp 3 hay đại học, ít giáo viên hay sinh viên nào sẽ để ý đến những sai sót trong viết email tiếng Anh mà bạn gửi đi. Tuy nhiên, khi bước chân vào phòng, từng chữ từng câu trong của bạn sẽ bị “soi kĩ đến tận lỗ chân lông”. Đôi khi chỉ vì những lỗi sơ đẳng nhất mà bạn đã vô tình tạo nên hình ảnh xấu trong mắt sếp.

Vậy làm thế nào để cải thiện chất lượng mail của bạn? Hãy cùng xem qua 6 mánh đơn giản để mỗi bức thư của bạn đều chuẩn đến từng dấu chấm phẩy nhé.

1, Câu chào hỏi đầu tiên trong viết email tiếng Anh

Dù mail có ngắn hay dài, nội dung có cao xa đến mấy thì cũng luôn phải có câu chào hỏi đầu tiên. Có rất nhiều người thắc mắc nên dùng câu nào để mở đầu thì câu trả lời là còn tuỳ vào người đọc nhé.

  • Người đọc là khách hàng/ tổ chức khác ngoài công ty: Dear Mr/ Mrs.
  • Người đọc là người cùng công ty: Dear [tên của người đọc].
  • Người đọc là người bạn cùng công ty: Hi/Hello [tên của người đọc].

2, Chia thành các đoạn văn nhỏ

Bố cục của mỗi bức thư bạn gửi đi đều phải rõ ràng và rành mạch. Tưởng tượng xem, sếp của bạn sẽ bạn sẽ nhận được hàng nghìn mail khác nhau từ nhỏ đến lớn, liệu sếp bạn sẽ thích nhìn vào một đoạn đầy chữ rối tung rối mù hay là những đoạn văn nhỏ được chia một cách hợp lý. Đương nhiên là mail được chia thành đoạn rồi. Bởi vì người đọc sẽ rất dễ nắm bắt được những ý chính mà bạn muốn truyền đạt cho họ. Ngoài ra, mỗi đoạn chỉ nên giới hạn 4-5 câu để tránh tình trạng hoa mắt chóng mặt cho người đọc.

Hướng dẫn viết email bằng tiếng anh

3, Thống nhất về chủ đề

Giả sử như bạn muốn bàn về doanh thu, tình hình nhân sự,… của một dự án XYZ nào đó. Liệu có nên nhồi hết đống thông tin vào một mail dài 2-3 trang không? Không nên, việc viết quá dài và về quá nhiều chủ đề sẽ khiến cho người đọc cảm thấy bối rối và thường sẽ không nắm được vấn đề chính mà bạn muốn đề ra.

4, Cẩn thận với CHỮ VIẾT HOA

Sử dụng chữ viết hoa (uppercase) là điều vô cùng quan trọng khi viết mail, bởi vì trong đó không thể thiếu tên riêng của người hoặc công ty. Tuy nhiên, một số bạn lại dùng chữ viết hoa khiến người đọc cảm thấy như đang bị gào vào mặt. Điều cuối cùng bạn muốn xảy ra là sếp bạn đọc mail của bạn mà cảm thấy như bị quát vào mặt. Vậy nên hãy nhớ, ĐỪNG  VIẾT HOA NHIỀU NHƯ VẬY NHÉ.

Khi nào phải sử dụng chữ viết hoa:

  • “I” hoặc đầu của tên riêng như “Tom”
  • Các từ viết tắt như: USA, SOS,…
  • Từ đầu tiên của mỗi câu

5, Kết thúc mail tiếng Anh

Khi viết mail cho người thân, bạn hoàn toàn có thể chỉ ghi tên mình ở cuối mail. Tuy nhiên, đối với những mail sang chảnh hơn, bạn sẽ cần phải có những kết thúc sang chảnh như dưới đây:

  • Với nhưng người bạn chưa biết hay sếp lớn: “Your sincerely”, “Your faithfully”.
  • Với những người làm cùng công ty (80% mail bạn): “Best regard”, “Kind regard”.  
  • Với những người thân: “All the best,” “Take care,” or “Have a nice day,”.

Viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

6, Cung cấp thông tin cá nhân cuối email

Ở cuối mỗi mail, ở dưới tên của bạn nên có nhưng thông tin cá nhân cơ bản của bạn như:

  • Họ tên đầy đủ
  • Số điện thoại
  • Email
  • Mã bưu điện

Việc này sẽ khiến cho người đọc dễ dàng liên lạc với bạn sau này mà không cần phải “đào mộ” facebook của bạn để tìm thông tin cá nhân.

Chúc các bạn thành công trong hành trình nâng cấp tiếng Anh!

———————–

Bộ 3 khóa học Business English Communication chia theo các cấp độ tương ứng tại Impactus là các khóa học tiếng Anh kết hợp kỹ năng làm việc. Khóa học sẽ giúp bạn trang bị nền tảng từ ngôn ngữ, phát âm tới các kỹ thuật giao tiếp Interview, Networking, Presentation, Pitching, Personal Branding để chinh phục nhà tuyển dụng, đối tác, khách hàng và thăng tiến sự nghiệp!

Đăng ký nhận tư vấn và test trình độ miễn phí tại đây.