Email là gì? Giải đáp 3 lầm tưởng của đa số người Việt về email chỉ trong 1 phút

Việc viết emai bằng tiếng Anh đã trở nên quá đỗi quen thuộc với đời sống thường ngày của mỗi chúng ta, đặc biệt với những người làm việc trong môi trường công sở chuyên nghiệp. Nhưng, vậy bạn có thực sự hiểu email là gì? Hay những lầm tưởng về email mà đa số người Việt Nam gặp phải?

Cùng Impactus khám phá ngay để chinh phục cách viết email bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp trong môi trường làm việc nhé.

Email là gì?

Trong tiếng Anh, cụm từ Electronic Mail (thư điện tử) được rút gọn thành Email. Email là hệ thống cho phép người dùng trao đổi thông tin nhờ việc gửi và nhận thư điện tử thông qua mạng internet.

Không chỉ thể hiện việc giao tiếp trang trọng trong môi trường làm việc, email còn là điều kiện bắt buộc khi đăng ký mở các tài khoản mạng xã hội, ứng dụng điện tử, diễn đàn mạng…

Địa chỉ email là gì? 

Mỗi một ngôi nhà đều có một địa chỉ riêng, và email cũng vậy. Địa chỉ email là một tên riêng biệt, mà qua đó bạn sẽ nhận được thư từ các địa chỉ email khác. Với email, bạn có thể tự do lựa chọn tên của mình, miễn là địa chỉ email đó chưa được lựa chọn. Điểm thoải mái trong đặt tên địa chỉ email cũng là con dao hai lưỡi. Nó có thể tác động đến tính chuyên nghiệp, chỉnh chu trong môi trường công sở Việt Nam. Hãy đọc tiếp bài viết để tìm cách khắc phục nó nhé!

Ưu điểm của email là gì?

• Đa năng: Không chỉ có dạng văn bản đơn thuần, email cho phép nhiều dạng thông tin khác nhau như: video, hình ảnh, âm thanh…
• Nhanh chóng, tiện lợi: Chỉ cần được kết nối với mạng internet, người dùng có thể gửi và nhận email ngay tức thì hoặc chỉ trong vài giây, ở bất cứ nơi đâu.
• Tiết kiệm: Thông thường, các dịch vụ email hoàn toàn không mất phí. Những gì bạn cần chỉ là một chiếc máy tính hoặc một chiếc điện thoại để soạn và gửi thư.
• Tính bảo mật tốt: Mỗi một địa chỉ email lại có một mật khẩu truy cập riêng biệt, do chủ sở hữu tài khoản đặt ra. Vì vậy, chỉ những người có mật khẩu mới có thể đăng nhập email và xem thông tin, dữ liệu trong tài khoản đó.

Nhược điểm của email là gì?

• Hiểu sai thông điệp: bởi cảm xúc, lời nói của người gửi không được bộc lộ trực tiếp thông qua email.
• Khả năng lưu trữ: Phần lớn các dịch vụ email không mất phí đều bị giới hạn dung lượng. Vì vậy, đừng quên thường xuyên kiểm tra hòm thư trong địa chỉ email và loại bỏ những email không quan trọng nhé!
• Bị làm phiền: Nhiều bên lựa chọn email là kênh để quảng cáo đến những khách hàng tiềm năng. Nếu bạn cảm thấy khó chịu bởi những thư rác này, hãy tìm hiểu cách chặn tin nhắn rác nhé!

Phân loại email – Điểm nhận biết các loại email là gì?

Cá nhân có địa chỉ email là gì?

Mỗi chúng ta hầu như đều sở hữu các tài khoản email của cá nhân mình. Những địa chỉ email này có đuôi là tên miền đến từ các nhà cung cấp lớn, như: 

• Google: @gmail.com
• Microsoft: @outlook.com
• Yahoo: @yahoo.com

Các địa chỉ email cá nhân thuộc quyền sở hữu của chính cá nhân đó. Khi bạn sử dụng tài khoản email cá nhân để làm việc, công ty bạn sẽ không thể quản lý dữ liệu, thông tin của bạn. Nếu bạn nghỉ việc và không bàn giao thông tin lại cho công ty, chỉ một mình bạn nắm được các thông tin quan trọng khi trao đổi với khách hàng, đối tác qua email là gì.

Doanh nghiệp có địa chỉ email là gì?

Là địa chỉ email có đuôi gắn với tên miền mà doanh nghiệp đăng ký. Khi đăng nhập email này, nhân viên có thể sử dụng mail như  tài khoản email doanh nghiệp được công ty cấp cho nhân viên sử dụng trong quá trình làm việc.

Khác với địa chỉ email cá nhân, công ty có khả năng thu hồi thông tin, dữ liệu từ các tài khoản email này. Một số tên miền phổ biến có thể kể đến như:

• .gov: Chính phủ
• .com: các doanh nghiệp
• .net: các nhà cung cấp mạng
• .org: tổ chức phi lợi nhuận
• .edu: tổ chức Giáo dục
• .mil: quân đội

Lầm tưởng phổ biến của người Việt Nam về Email là gì?

Email Marketing là một loại email?

Email Marketing là một trong các hình thức marketing chứ không phải một loại hình email. Thông qua quảng cáo với các địa chỉ email, doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng của mình. 

Gmail và Email là một?

Gmail là dịch vụ Email được cung cấp miễn phí bởi Google. Đây có thể coi là tên miền địa chỉ email phổ biến nhất hiện nay. Còn Email là tên gọi chung dành cho tất cả dịch vụ email, bao gồm cả có phí và miễn phí (như Gmail, Yahoo mail…)

Chính vì vậy, có thể hiểu Gmail là một trong số nhiều thành phần con của Email.

Hiện nay, địa chỉ email cá nhân của Google cung cấp, có đuôi là @gmail được sử dụng phổ biến nhất. Chính vì vậy, có sự hiểu lầm rằng Gmail và email là một.

– Tài khoản Gmail đăng ký thế nào?

Bước 1: Đăng ký tạo tài khoản Google tại  và điền các thông tin để tạo tài khoản mới

Bước 2: Điền các thông tin cá nhân cần thiết

Bước 3: Đồng ý với các điều khoản

Vậy là bạn đã thành công đăng ký tài khoản Gmail.

– Tài khoản Gmail đăng nhập thế nào?

Bước 1: Đăng nhập Gmail của bạn tại đây (trên máy tính hoặc điện thoại)

Bước 2: Nhập tên địa chỉ Gmail  và mật khẩu của bạn

Lưu ý: Đừng quên đăng xuất khỏi tài khoản của bạn khi đăng nhập tại máy tính công cộng nhé!

Đặt tên email là gì không quan trọng?

Email là ấn tượng đầu tiên của người nhận (khách hàng, đối tác, nhà tuyển dụng…) dành cho người gửi. Việc chỉnh chu về form viết thư, hay mở đầu hoặc kết thúc email bằng tiếng Anh là cần thiết. Tuy nhiên, điều đầu tiên người nhận mail nhìn thấy sẽ là tên của người viết thư.

Những địa chỉ email có tên người dùng thiếu chuyên nghiệp thường không có tỷ lệ đọc cao. Hãy tránh những tên trẻ con như: boycodon9x@gmail.com, cobexinhgai@gmail.com…Thay vào đó, khi nghĩ tên đặt cho địa chỉ email là gì, bạn có thể chọn  tên riêng của mình, như: nguyenvannam@gmail.com, namnv@gmail.com…

Nhờ những tính năng đặc biệt thuận lợi cho người sử dụng, email ngày càng trở thành phương thức trao đổi phổ biến trong môi trường công sở. Email thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Chính vì vậy, để có thể viết email bằng tiếng Anh đúng tiêu chuẩn, bước đầu tiên, bạn cần phải hiểu rõ email là gì. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh những lầm tưởng về email để có thể viết email đạt hiệu quả tối ưu nhất.