Bỏ túi cách viết Email bằng tiếng Anh dễ nhớ dành riêng cho dân văn phòng

Viết email bằng tiếng Anh là yêu cầu bắt buộc trong công việc của nhiều người. Tuy nhiên, khấc với giao tiếp trực tiếp bằng tiếng anh, trao đổi qua email đòi hỏi nhiều sự khéo léo hơn. Vậy làm thế nào để viết thư đơn giản, dễ hiểu nhưng vẫn hiệu quả trong môi trường làm việc? Cùng Impactus tìm hiểu trong bài viết này nhé.

1. Email là gì?Hiểu rõ về email để viết email bằng tiếng Anh chính xác

Để viết email bằng tiếng Anh phù hợp gửi cho đối tác, khách hàng, hay người thân…, đầu tiên, bạn cần nắm được email là gì. Cũng giống như những bức thư giấy, email là một dạng thư điện tử. Nhờ sự kết nối của mạng internet, email cho phép những người có email trao đổi thông tin với nhau.

Trong xã hội ngày nay, email thường được sử dụng cho việc liên hệ, trao đổi thông tin trong môi trường làm việc: với đối tác, với khách hàng, với đồng nghiệp… Chính vì vậy, khi viết email bằng tiếng Anh, bạn cần đảm bảo thể hiện rõ sự trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp thông qua cách viết thư cũng như lựa chọn cấu trúc viết email phù hợp.

2. Cấu trúc khi viết email bằng tiếng Anh – Form email tiếng Anh

Để có thể nắm được cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản nhưng vẫn hiệu quả, đầu tiên, bạn cần hiểu về form email tiếng Anh khi viết thư. Về form của email tiếng Anh, thường có 3 phần chính:

• Mở đầu: Lời chào, lời mở đầu email bằng tiếng Anh
• Phần thân: Nếu lý do tại sao bạn viết email này và đề cập đến những nội dung chính của vấn đề.
• Kết thúc: Thể hiện sự mong đợi phản hồi từ người nhận email, lời chào kèm chữ ký của người gửi email.

3. Mở đầu khi viết email bằng tiếng Anh

Mở đầu email tiếng Anh là ấn tượng đầu tiên mà người nhận email khi bạn gửi thư – là đối tác, khách hàng, dành cho bạn. Chính vì vậy, hãy lưu ý một số điểm khi bắt đầu viết email bằng tiếng Anh:

• Khi viết thư bằng tiếng Anh gửi cho Nam giới: dùng Dear Mr/ Sir.
• Khi gửi thư Nữ giới, bạn có thể dùng Dear Ms/ Madam. Khi biết chắc chắn tình trạng hôn nhân của người nhận, bạn có thể dùng Miss cho nữ giới chưa lập gia đình hay Mrs cho phụ nữ đã có gia đình.
• Viết thư gửi cho người nước ngoài: Dear + họ ( Last name). VD: Khi viết email bằng tiếng anh cho người tên Adam Smith, phần mở đầu sẽ là: Dear Mr Smith. Còn khi viết thư gửi cho người Việt Nam, bạn có thể gọi tên riêng hoặc đầy đủ họ tên.

4. Kết thúc khi viết email bằng tiếng Anh

Kết thúc email tiếng Anh tuy đơn giản, nhưng lại là phần tối không ít thời gian của người viết thư. Tùy thuộc với đối tượng nhận mà ta lại có những cách viết kết thư khác nhau. Bạn cần lưu ý:

• Khi viết email gửi cho gia đình, đồng nghiệp, người thân: thường sử dụng các từ tiếng Anh có ý nghĩa gần gũi, thân mật khi ký tên như: Best wishes, Take care…
• Khi viết thư trong môi trường làm việc (gửi đối tác, khách hàng…): cần thể hiện những từ ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân trong cách viết email. Một số kết email bằng tiếng Anh thường gặp: Sincerely, Yours sincerely, Yours truly, Regards, Best regards…

5. Các mẫu thư khi viết email bằng tiếng Anh dành riêng cho những người đi làm 

Như đã nói, cách viết email thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn tại nơi làm việc. Chính vì vậy, hãy những mẫu viết email bằng tiếng Anh sau để viết thư cho nhà tuyển dụng, đối tác, khách hàng… đạt hiệu quả nhất.

1. Mẫu viết email tiếng Anh khi phỏng vấn

Tùy vào những mục đích viết email khác nhau khi phỏng vấn (email cảm ơn, đồng ý, từ chối, rời lịch…) mà bạn cần có cách viết thư bằng tiếng Anh khác nhau. Dưới đây là một trong những mẫu phản hồi email nhanh chóng – thư trả lời:

Dear Mr. An,

I am delighted to have been invited to participate in the interview this morning.

Thank you so much for inviting me to take part in the interview process for the position of Business Development Executive in your company. I would like to confirm that I will be available for the interview on Monday, March 15, 2020.

Thank you for the opportunity.

Sincerely,

Thu Tra.

2. Mẫu viết thư xin việc bằng tiếng Anh

Để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, đặc biệt những tập đoàn lớn như: Unilever, VNG, LOreal,… bạn cần gây ấn tượng với họ ngay từ cách viết email xin việc. Với mỗi ngành nghề khác nhau (marketing, sales, nhân sự…), bạn nên có những cách viết email bằng tiếng Anh xin việc phù hợp. Qua đó, giúp bạn thể hiện được điểm mạnh, những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển. Dưới đây là một ví dụ:

Dear Mrs Jonas,

I am excited to apply for the entry-level IT technician position advertised on Indeed.com. I am convinced that my understanding of Linux systems, backend coding experience, and meticulous attention to detail will make me a valuable member of your IT team.

In my previous position at YY Company, I was responsible for resolving a number of technical difficulties for employees. Besides, I was also in charge of assisting with server maintenance, and installing a variety of equipment. During my tenure there, I was able to reduce our ticket response time by 12%. I am confident that this experience will enable me to learn new abilities and flourish as an ABC technician.

ABC, I understand, is looking to extend their cloud computing offerings. I studied cloud computing at the University of XX and wrote my thesis on the topic. ABC’s IT technician employment would be an excellent opportunity for me to apply my educational experience and learn more about a rapidly rising business.

I have attached my resume, which has more information about my qualifications and educational background. If you have any queries concerning my background, please don’t hesitate to contact me. Thank you for your time and consideration.

Sincerely,,

Adam Smith.

3. Mẫu viết email bằng tiếng Anh khi xin nghỉ việc

Khi viết email xin nghỉ việc, bạn nên thể hiện sự trân trọng, biết ơn với công ty và đồng nghiệp. VIệc này sẽ giúp bạn giữ được mối quan hệ tốt ngay cả khi đã chuyển đơn vị công tác. Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của mình bằng cách bàn giao công việc đầy đủ trước khi nghỉ việc. Bạn có thể tham khảo:

Dear Mrs Cooper,

I am writing this email to express my resignation as a staff accountant. The 23rd of May 2021 will be my last day of work.

 Working in XX in the last 5 years has taught me a lot of significant lessons that I will carry with me in the future. However, I determined that I needed to seek out new challenges and opportunities in order to advance my profession.

I would like to express my gratitude to my managers and all of my coworkers for their support over these years.

I will do everything I can in the remaining time to complete as well as hand over my tasks.

Thank you so much.

Sincerely yours,

Adam Bills.

4. Mẫu viết email bằng tiếng Anh khi đàm phán

Khi viết email đàm phán với đối tác, khách hàng, bạn nên tìm cách viết email ngắn gọn, xúc tích. Qua đây, bạn sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp, lịch sự của bản thân cũng như của công ty bạn làm việc. Tham khảo mẫu thư yêu cầu với đối tác:

Dear Ms Robert,

I write this email to express my concern about the current state of the XX Project. We have a few questions for you, which we hope you can answer.

First and foremost, could you please provide us an update on the status of the XX Project? We would also appreciate it if you could explain what the present delivery system concerns are and when you expect them to be fixed.

Moreover, we are thinking about extending the duration of your service from 3 to 6 months. Please give us more information about the new contract.

We would appreciate it if you could deal with these matters as soon as possible.

Sincerely, 

William Smith.

5. Mẫu viết email bằng tiếng Anh khi trả lời đối tác

Sau đây là cách bạn viết email trả lời đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Dear Mr Robert,

With reference to our conversation via email, I would like to let you know that we will extend our service and compensate 10% of the product for your company.

I include the new contract in the attached Excel file below. If you have any questions, please to contact me.

Best regards,

Nguyen Van Nam.

Với những mẫu về cách viết email bằng tiếng Anh được tổng hợp bởi Impactus – học viện chuyên đào tạo tiếng Anh, tư duy và kỹ năng dành riêng cho đối tượng người đang đi làm, chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, trở nên thật chuyên nghiệp và nổi bật tại môi trường công sở.

NHẬN TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH MIỄN PHÍ