kết thúc email tiếng anh

Kết thúc email tiếng Anh – chỉ 3 phút để viết email chuyên nghiệp như người bản xứ

Kết thúc email tiếng Anh – chỉ 3 phút để viết email chuyên nghiệp như người bản xứ

Phần kết thúc email tiếng Anh khiến không ít người tốn nhiều thời gian khi viết email. Tuy có vẻ đơn giản, song, nó có khả năng thể hiện sự chuyên nghiệp, trang trọng của bạn khi viết email. Hiểu rõ về cấu trúc kết thúc email cũng như lưu ý trong cách viết email để giải đáp câu hỏi “Tại sao email của tôi lại bị cấp trên đánh giá thiếu chuyên nghiệp?”, “Cách viết thư thế nào phù hợp với môi trường công sở?”

Kết thúc email tiếng Anh gồm những phần nào?

Giống như cách viết  thư bằng tiếng Anh, email cũng bao gồm 3 nội dung chính: mở đầu, thân và kết thúc. Phần kết thúc email có 2 phần chính: 

  • Phần kết thúc thư: Phần ngay dưới nội dung chính của email. Đây là phần để báo hiệu bức thư kết thúc, tránh tình trạng dừng quá đột ngột, cụt lủn. 
  • Phần chữ ký và ký tên: Thể hiện sự trang trọng, chuyên nghiệp của người viết thư. Qua đây, cũng thể hiện được mối quan hệ “chân thành” giữa người nhận và người viết.

Những kết thúc email tiếng Anh thông dụng

Phần kết email tiếng Anh

Đây là phần người gửi thông báo cho người nhận email đã hết ý chính của thư. Tại phần này, bạn có thể sử dụng một số câu để đưa ra hạn chờ đợi phản hồi. Bên cạnh đó, những những mẫu câu cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc email, hay bạn sẵn sàng cung cấp thêm thông tin cần thiết… cũng được sử dụng nhiều.

  • I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.
  • I am looking forward to hearing from you.
  • Thank you for your concern/ time.
  • I appreciate your time
  • Let me know if you need further information.
  • If you would like any information, please don’t hesitate to contact me.
  • Please respond at your earliest convenience.

Phần chữ ký và ký tên

Chữ ký là phần bắt buộc phải có khi kết thúc email. Những từ tiếng Anh này đơn giản, nhưng đây là phần khiến không ít người phản đau đầu dành thời gian suy nghĩ. Bởi, có những chữ ký thể hiện được độ trang trọng, lịch sự mà bạn nên dùng trong công việc, khi kết thúc email gửi cho đối tác, khách hàng. Trong trường hợp khác, có những chữ ký chỉ có thể được sử dụng khi trao đổi với người mà bạn thân thiết.

Trong trường hợp trang trọng

Khi mở đầu bằng Dear Mr/ Mrs/ Miss – đã đề cập tên người nhận
  • Sincerely/ Your sincerely (Chân thành): Thường được sử dụng khi kết thúc email xin việc, thể hiện sự trang trọng với nhà tuyển dụng.
  • Regards/ Best/ Warm regards (Trân trọng): Đây cũng là các từ mang hàm ý trang trọng thường xuyên được sử dụng khi kết thúc email tiếng Anh với đối tác, khách hàng.
  • Thanks so much (Cảm ơn rất nhiều): Thể hiện lòng biết ơn của người gửi email. “Thanks” cũng được sử dụng trong tình huống này.
  • All best (Mọi điều tốt nhất): Trang trọng hơn Best, là sự lựa chọn tương đối an toàn 
  • Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất): Thường thích hợp trong lần trao đổi đầu tiên.
  • Warmly: Đứng giữa Sincerely Best về độ trang trọng.
  • Yours: Không trang trọng bằng Sincerely.
Khi mở đầu email bằng Dear Sir/ Madam – chưa đề cập tên người nhận
  • Yours faithfully: Thường được lựa chọn khi kết thúc email tiếng Anh cần thể hiện sự trang trọng.
  • Respectfully/ Respectfully yours (Kính trọng): Dùng khi kết thúc email tiếng Anh cho các cơ quan, quan chức Chính phủ.

Khi kết thúc email tiếng Anh gửi người thân thiết

  • Best (Mọi điều tốt đẹp): Dù hơi ngắn, nhưng đây là sự lựa chọn an toàn để kết thúc email tiếng Anh.
  • Take care (Bảo trọng)
  • As ever (Như mọi khi): thường được dùng khi những người trao đổi có mối quan hệ đã lâu.
  • Thanks (Cảm ơn): Đơn giản, an toàn, kết thúc email với “thanks” còn có ngụ ý rằng người nhận email sẽ làm điều gì đó.
  • Yours truly (chân thành): phù hợp kết thúc email tiếng Anh gửi người thân, bạn bè.

kết thúc email tiếng anh

Một số mẫu kết thúc email tiếng Anh thường gặp

Khi không thể tham gia cuộc họp 

Allow me to apologize for any inconvenience this may cause.

Sincerely, 

Mike Mitchell

Hỏi ý kiến đồng nghiệp

Let me know if that is convenient for you.

Regards

Betty Velmer.

Thư cảm ơn

Once again, thank you and your department for your time.

Yours sincerely,

Nick Banner.

Thư khiếu nại, phàn nàn, yêu cầu

I expect an email from your company by 10 a.m tomorrow at the latest, to inform our company how to resolve this issue.

Your sincerely,

Alex Smith.

Thư xin lỗi

Once again, please accept my apologies for any inconvenience caused by our service.

Yours sincerely,

 Ian Smith

Kết thúc email bằng tiếng Anh, nên làm gì để gây ấn tượng tốt?

Cách viết email không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, mà qua đó, còn phản ánh hình ảnh công ty bạn trong mắt đối tác, khách hàng. Chính vì vậy, sau khi đã mở đầu và nội dung thật hoàn chỉnh, bạn cần lưu ý những điều sau khi kết thúc email:

Kết thúc email tiếng Anh gây ấn tượng

  • Nên sử dụng chữ ký đính kèm: bạn có thể ghi thêm chức vụ công việc, công ty nơi bạn đang làm để đối tác, khách hàng có thể hiểu rõ về vị trí bạn làm việc.
  • Không nên Chỉ ký Tên: cách kết thúc này thường chỉ phù hợp với những email ngắn và không mang tính trang trọng. Cách kết này tuy đơn giản nhưng lại có phần xa cách. Bạn nên hạn chế sử dụng cách này, đặc biệt khi mới trao đổi với đồng nghiệp hoặc đối tác.
  • Khi ký tên, đừng nên chỉ viết chữ cái đầu tiên mà hãy ghi đầy đủ họ tên (VD: ghi John Jonas thay vì JJ).
  • Không sử dụng các từ viết tắt, tiếng lóng  để thể hiện sự trang trọng, lịch sự (như Thx, Rgrds).
  • Không dùng các từ chỉ sự tận tình, tận tụy, như Love, Yours truly…)
  • Không sử dụng các từ dùng trong văn nói, như See you later
  • Hạn chế dùng các từ ngụ ý tôn giáo, ví dụ như Have a blessed day 
  • Không sử dụng kết thúc không chuyên nghiệp khi viết email bằng tiếng Anh trong công việc, kể cả khi bạn có quen biết với người nhận.

BÍ QUYẾT TẠO ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG KHI ỨNG TUYỂN

Lựa chọn kết thư phù hợp là cách để bạn gây ấn tượng tốt trong môi trường làm việc, đặc biệt khi đi xin việc. Vậy có những cách nào khách để trở nên nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng? Cùng nghe chia sẻ từ chuyên gia của Impactus ngay tại đây.

Kết thúc email tiếng Anh là bước cuối cùng khi viết thư trao đổi thông tin. Để email của bạn luôn chuyên nghiệp, tạo được ấn tượng tốt trong môi trường làm việc, bạn cần phân biệt và hiểu rõ về các cách kết thúc email. Theo dõi Impactus để nắm trọn bí quyết chinh phục giao tiếp qua Email tại nơi làm việc một cách nhanh chóng, hiệu quả nhé.


Bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *