13 mẫu đơn giản để có cách phản hồi email nhanh chóng

Cách phản hồi email phỏng vấn tuy đơn giản, nhưng lại phần nào giúp bạn tạo ấn tượng với người nhận thư, đặc biệt trong quá trình ứng tuyển xin việc. Nhưng, làm thế nào để có thể viết thư phản hồi đầy đủ ý nghĩa mà vẫn đúng cấu trúc? Cùng Impactus tham khảo một số mẫu thư chắc chắn bạn có thể áp dụng khi trao đổi qua email.

1. 9 điều cần lưu ý trong cách phản hồi email phỏng vấn 

Cách phản hồi email phỏng vấn cũng thể hiện phần nào con người bạn. Chính vì vậy, để thể hiện bản thân là một người chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng, khi xác nhận mail phỏng vấn, bạn cần lưu ý:

• Viết Tiêu đề thư rõ họ tên, vị trí ứng tuyển. Ví dụ: Customer Success Specialist Interview – Nguyen Thi Duyen.
• Gửi lời chào lịch sự 
• Nêu rõ lý do bạn viết thư
• Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng
• Nhắc lại về thời gian, địa điểm
• Bạn có thể đặt thêm câu hỏi nếu cần thêm thông tin (cần mang theo gì khi đến phỏng vấn, thời gian bạn cần hoàn thiện bài test online là bao lâu…)
• Ký tên
• Đính kèm thông tin liên hệ
• Kiểm tra kỹ email trước khi gửi: nội dung, cấu trúc, tệp đính kèm

2. Một số mẫu – cách phản hồi email phỏng vấn thông dụng 

1. Cách phản hồi email phỏng vấn – thư cảm ơn

Lưu ý:

• Bạn nên phản hồi nhanh nhất có thể, lý tưởng là trong một ngày làm việc.
• Bạn có thể đặt thêm các câu hỏi với nhà tuyển dụng để có thể chuẩn bị kỹ lưỡng nhất cho buổi phỏng vấn.

2. Email trả lời xác nhận phỏng vấn – khi được mời tham gia

Mẫu 1: Thư xác nhận đơn giản, không có câu hỏi

Subject line: Interview Confirmation Sales Admin – Nguyen Van An

Dear Mr./Ms./Mx. {last name},

Thank you so much for the opportunity to interview for the {job title} position. I am excited to share more about how I may contribute to the success of {company name}’s.

It will be my pleasure to have a chance to meet you/{interviewer name} at {date and time} in your {location} office. I will bring a copy of my resume and a references-list. If there is anything else I should have on hand, please let me know.

Kind regards,

{your name}

{your contact information}

 Mẫu 2: Thư xác nhận có câu hỏi

Subject line: Confirming Administrative Assistant Interview with Alex Hamm

Dear Mr./Ms./Mx. {last name},

Thank you so much for giving me the chance to interview at {company name.} I am looking forward to meeting {interviewer} on {date} at {time}. I will have a copy of my resume on hand for your review. Please let me know if there is anything else I can bring.

According to my understanding, you have two offices, one on {street] and the other on {street}. Which location will the interview be held? Relatedly, should I be aware of any parking or building access rules?

Thank you so much for your time and for inviting me to meet with you about the {job title} position.

Sincerely,

{your name}

{your contact information}

Xem thêm:

Cách viết email confirm phỏng vấn chuyên nghiệp ấn tượng nhất

3. Xác nhận mail phỏng vấn vòng 2

Mẫu 1: Khi nhà tuyển dụng hỏi lịch của bạn

Dear…

Thank you for the opportunity to be considered for the position of …. I am looking forward to meeting you again .

I can be reached on [first preferred day, date, and time] or [second preferred day, date, and time]. Please let me know when the ideal time is for you.

Please let me know if there is anything else I can do to prepare for our meeting.

Sincerely,

Nguyen Van An

Mẫu 2: Khi xác nhận lịch hẹn từ nhà tuyển dụng

Dear…,

Thank you for the opportunity to be considered for the position of … at your firm. I would like to learn more about this opportunity, and I am looking forward to our video meeting on Monday, March 18th at 10:00 a.m.

Will you please email the meeting URL and password on the day of the meeting?

Please let me know if there is anything else I can do to prepare for our meeting.

Mẫu 3: Xác nhận lịch hẹn sau khi nhận điện thoại từ nhà tuyển dụng

Dear…,

I am writing this email to confirm our meeting on Tuesday, January 19th, at 9:30 a.m.

In addition, I am eager to speak with you [and other names if necessary] to understand more about this position.

Please let me know if there is anything else I can do to prepare for our meeting.

Regards,

Nguyen Van An

Sau khi đã gửi thư xác nhận tham gia phỏng vấn vòng 2, đừng quên luyện tập những câu hỏi phỏng vấn để thật tự tin nhé.

4. Email cảm ơn sau phỏng vấn

 Mẫu 1:

Dear [interviewer name],

Thank you so much for meeting with me today. It was such a pleasure to learn more about the team and position, and I’m very excited about the opportunity to join [company name] and help [bring in new clients / develop world-class content / anything else awesome you would be doing] with your team

I look forward to hearing from you about the next steps in the hiring process, and please do not hesitate to contact me if I can provide additional information.

Best regards,

[Your name]”

 Mẫu 2:

“Dear [name],

Fantastic to connect with you today. Here’s a link to my [resume / portfolio / writing samples], as requested.

And hey – during our chat, you mentioned that [name of company] has been struggling with [describe a problem the company is having].

I had an idea – flash on my drive home, and I wanted to share a couple potential solutions with you.

Check out the attached document for [a list of new vendors to consider / taglines that might work with your new brand/social media guidelines that have worked really well for my current team / insert brilliant and helpful solution here].

Hope that helps. Please consider me a resource – I’d love to be of service.

Yours sincerely, 

[Your name here]

5. Cách phản hồi khi muốn dời lịch phỏng vấn

Lưu ý: 

• Thông báo cho nhà tuyển dụng sớm nhất có thể về lý do bạn không thể tham gia phỏng vấn.
• Đưa ra một số thời gian bạn có thể tham gia buổi phỏng vấn để phía tuyển dụng có thể lựa chọn lịch trình phù hợp.

Dear [Interviewer’s Name],

I am really looking forward to meeting with you to discuss [position] with [Company].

Unfortunately, I [reason for the interview’s rescheduling]. As a result, I am wondering if we could postpone this interview. I am available [at two or three additional times and days that suit you].

I am sorry for this inconvenience. But I am still very excited about this possibility and hope to connect with you shortly.

Thank you so much for your understanding. [Interviewer’s name].

Best wishes,

[Your Full Name]

6. Cách phản hồi email phỏng vấn – đồng ý nhận việc 

Khi viết thư đồng ý nhận việc, bạn cần lưu ý:

• Đầu tiên, hãy thể hiện sự cảm ơn và trân trọng  của bạn đến vị trí công việc này. 
• Email này cũng là cơ hội để bạn xác nhận lại thông tin (về lương, thưởng, vị trí công việc…)

• Xác nhận lại ngày bắt đầu làm việc.

• Chuẩn bị cho mình những kỹ năng làm việc thật tốt để có khởi đầu suôn sẻ tại môi trường mới. 

Dear…

I am delighted to accept the position of [job position] with [company’s name], as we discussed over the phone. Once again, thank you for the opportunity. I am excited to contribute to the firm and collaborate with the rest of the … team.

My beginning pay will be $xxxx, and after 30 days of service, I will receive health and life insurance benefits.

I am excited to begin working on [date]. Please let me know if you require any more information or papers before then.

Yours sincerely,

Nguyen Van Bach.

7. Cách viết email hỏi kết quả phỏng vấn

Lưu ý: 

• Giữ thái độ bình tĩnh
• Không thể hiện sự không hài lòng hay tức tối với nhà tuyển dụng khi họ không phản hồi trong thời hạn đã hẹn.

“(Subject)

Following up on [position title] application

(Body)

Dear [hiring manager name],

I know how busy you probably are, but I recently applied to the [position title] position, and wanted to check in on your decision timeline. I am excited about the opportunity to join [company name] and help [bring in new clients / develop world-class content / anything else awesome you would be doing] with your team.

Please let me know if it would be helpful for me to provide any additional information as you move on to the next stage in the hiring process.

I look forward to hearing from you,

[Your name]”

8. Thư từ chối một lời đề nghị phỏng vấn

Bạn cần lưu ý những điều sau khi viết thư từ chối email mơi phỏng vấn

• Bạn nên thông báo sớm cho nhà tuyển dụng khi bạn quyết định từ chối lời mời phỏng vấn.
• Lịch sự và cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã có lời mời phỏng vấn.

Mẫu 1:

“Dear [hiring manager name],

Thank you so much for the offer for the Marketing Manager position. I so appreciate you taking the time to consider me and for answering so many of my questions about the company and role.

After much thought, I have decided that now is not the best time to leave my current position.

It’s been a pleasure getting to know you, and I hope that we cross paths in the future.

Regards,”

Mẫu 2:

“Dear [hiring manager name],

Thank you again for the interview opportunity this Friday. I enjoyed learning about the Operations Director position, and I appreciate this generous offer.

While this position seems like a great opportunity, I have decided to pursue another role that will offer me more opportunities to pursue my interests in marketing and social media.

Again, thank you for your time and support, and I wish you all the best.

Kind Regards,”

Cách nhà tuyển dụng viết email xác nhận với ứng viên

Lưu ý:

• Cung cấp đầy đủ thông tin về buổi phỏng vấn cho ứng viên (Phỏng vấn qua điện thoại với nhân sự, phỏng vấn với trưởng nhóm, hay phỏng vấn nhóm cùng các ứng viên khác…)
• Cung cấp thêm thông tin liên hệ (Số điện thoại)
• Chỉ dẫn khác (Các ăn mặc, tài liệu ứng viên cần mang theo…)

Dear…

I am delighted to confirm your [job title] interview. The interview will be conducted in the [interview format] with [interviewer name] as our [interviewer job title]. He/she is interested in knowing more about [job experience/work with a certain project or company]. We will go through the role in greater detail at the interview and give time for questions.

I have included some details below:

• When: [date, time, length of time]

• Where: [complete address with a link to Google Maps, ground floor]

• Who: [Interviewer’s name and title]

I recommend parking in our building’s parking lot so that we can verify your parking. We’ll have a badge waiting for you at the security desk, and [name of recruiter/hiring manager] will greet you and lead you up to our office.

Please contact me at 123.123.123 if you need any further information.

Best regards.

Name and Title.

Cách phản hồi email cũng là một phần để bạn tạo ấn tượng tại môi trường công sở, đặc biệt khi bạn đang ứng tuyển xin việc. Impactus đã giúp bạn tổng hợp một số mẫu email thường xuyên sử dụng tại môi trường công sở. Theo dõi Impactus để có thêm nhiều kinh nghiệm, kỹ năng để ứng dụng tại nơi làm việc nhé.

TÌM HIỂU VỀ CHƯƠNG TRÌNH BUSINESS ENGLISH

HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ