5 Bí kíp từ chuyên gia giúp bạn trả lời mail xác nhận phỏng vấn – mới nhất 2022

Trả lời mail xác nhận phỏng vấn không chỉ đơn thuần là cách bạn phản hồi lại nhà tuyển dụng, mà còn là một điểm nhấn giúp bạn thật nổi bật trong mắt họ. Vậy, bạn sẽ làm gì khi nhận được thư sắp xếp lịch hẹn từ nhà tuyển dụng? Nên sử dụng giọng điệu ra sao? Thông tin nào là cần thiết? Hãy làm theo những hướng dẫn được các chuyên gia của Impactus tổng hợp để có cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh ấn tượng nhất nhé.

Trả lời mail xác nhận phỏng vấn là gì?

“Interview request” là một email được gửi từ nhà tuyển dụng đến ứng viên, để mời họ tham gia phỏng vấn cho vị trí ứng tuyển. 

Nhà tuyển dụng sẽ gửi email phỏng vấn sau khi lọc ra những CV sáng giá nhất, phù hợp nhất từ những ứng viên ứng tuyển. Thông thường, sau khi nhà tuyển dụng gọi điện trực tiếp để thông báo cho ứng viên, họ sẽ gửi một email ngắn gọn để thông báo mời ứng viên tham gia phỏng vấn.

Tuy những email này mang tính chất trang trọng, nhưng nếu làm đúng, cách trả lời email bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn tạo điểm nhấn trong mắt nhà tuyển dụng. Vì vậy, việc hiểu nhà tuyển dụng đang yêu cầu gì và phản hồi lại một cách phù hợp là rất quan trọng.

Thư mời phỏng vấn thường bao gồm:

• Làm rõ vị trí bạn ứng tuyển 
• Đề xuất thời gian (ngày, giờ) phỏng vấn 
• Hỏi xem bạn có thể tham dự phỏng vấn vào thời gian đó không?
• Nơi phỏng vấn, phương thức phỏng vấn (trực tiếp, hay qua điện thoại, online). Nếu là họp online, thường được gửi kèm 1 đường link họp.
• Yêu cầu mang thêm những tài liệu khác (thư giới thiệu, portfolio…)
• Thông tin người sẽ phỏng vấn bạn (tên, chức vụ)

Kiểm tra kỹ thư trả lời phỏng vấn

Một trong những việc quan trọng bạn cần làm trước khi viết email trả lời bằng tiếng Anh là hãy đọc thư mời phỏng vấn thật kỹ để không bỏ qua những thông tin quan trọng. Hãy đảm bảo rằng thư phản hồi của bạn đáp ứng đầy đủ tất cả những yêu cầu từ phía tuyển dụng.

Bên cạnh đó, đây cũng là cơ hội để bạn xác nhận đúng vị trí mình ứng tuyển. Vì nhà tuyển dụng có thể cùng lúc tuyển chọn cho nhiều vị trí, vì vậy có thể xảy ra tình trạng xáo trộn hồ sơ xin việc. Hãy dành thời gian để chắc chắn rằng đây là công việc bạn đang muốn ứng tuyển và sẵn sàng tham gia những bước tiếp theo trong quá trình tuyển dụng.

Những sai lầm cần tránh khi trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh 

Sau khi nhận được yêu cầu từ nhà tuyển dụng và chắc chắn đã hiểu rõ họ đang trông chờ gì từ bạn, đã đến lúc để bạn viết thư trả lời. Điều quan trọng nhất là phản hồi đầy đủ yêu cầu của họ. Mỗi thư mời phỏng vấn lại một khác nhau, vì vậy, hãy chú ý đến yêu cầu riêng của từng công ty mà bạn ứng tuyển. 

Khi viết thư trả lời email bằng tiếng Anh, điều quan trọng nhất là bạn xác nhận thông tin nhà tuyển dụng yêu cầu (CV ứng tuyển, hay xác nhận thời gian). Bên cạnh đó, bạn vẫn cần thể hiện sự chuyên nghiệp  của bản thân mình. 

Bạn có biết 8 cách trả lời phỏng vấn “Điểm yếu của bạn là gì” để “khoe” được điểm mạnh của mình?

Những sai lầm cần tránh khi trả lời mail xác nhận phỏng vấn

Sau đây là một số điều bạn cần lưu ý: 

• Không gửi lời cảm ơn: Không phải tất cả ứng viên đến được vòng phỏng vấn, vì vậy, hãy thể hiện sự cảm ơn với họ ở ngay đầu thư trả lời phỏng vấn.

• Viết dài dòng: Đây là thư trao đổi về lịch hẹn phỏng vấn, nên bạn hãy viết thư ngắn gọn, chỉ đề cập đến những ý chính.

• Không trả lời câu hỏi được nhà tuyển dụng đặt ra: Họ có thể đặt câu hỏi về lịch hẹn của bạn, hoặc các câu hỏi chi tiết hơn liên quan đến kinh nghiệm, kỹ năng của bạn trước khi chính thức đặt lịch hẹn với bạn. Hãy cung cấp đầy đủ thông tin, vì đây có thể là cách họ kiểm tra nhanh về độ phù hợp của bạn với công việc. 

• Phản hồi chậm: Bạn hãy trả lời nhanh nhất có thể.  Lý tưởng là bạn phản hồi trong cùng ngày bạn nhận được email. 

• Không xác nhận lại thông tin: Để chắc chắn mình có thông tin đúng về ngày giờ phỏng vấn, bạn có thể sử dụng những mẫu câu đơn giản để xác nhận thông tin. 

Ví dụ: Bạn có thể viết “I look forward to speaking with you on [date] at [time].”

• Không thể hiện sự chuyên nghiệp: Không sử dụng biểu tượng cảm xúc, các từ địa phương khi trao đổi qua email.

• Không dùng “reply all” – trả lời tất cả: Những người được thêm vào thư phỏng vấn của bạn chắc chắn có liên quan, vì vậy, việc phản hồi tất cả sẽ giúp tất cả mọi người được cập nhật tin tức nhanh nhất.

• Không kiểm tra email trước khi gửi: Kiểm tra kỹ xem bạn đã cung cấp đầy đủ thông tin mà nhà tuyển dụng yêu cầu hay chưa. Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ để không mắc các lỗi chính tả.

Nên làm gì khi từ chối lời mời phỏng vấn?

Khi bạn nhận được thư mời phỏng vấn nhưng bạn không muốn tham gia, bạn cần thông báo cho nhà tuyển dụng sớm nhất có thể. Hãy từ chối một cách lịch sự vì bạn không muốn tạo ấn tượng xấu với họ.

Khi gặp trường hợp này, bạn nên: 

• Giữ giọng điệu chuyên nghiệp
• Cảm ơn về cơ hội tuyển dụng 
• Giải thích ngắn gọn lý do từ chối phỏng vấn: Bạn không cần phải giải thích rõ ràng lý do bạn không tham dự phỏng vấn. Bạn chỉ cần thông báo cho họ một cách lịch sự.

Cách viết trả lời mail xác nhận phỏng vấn tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng – Mẫu hot nhất 2022

Mở thư thể hiện sự tích cực và thái độ biết ơn 

Khi mở đầu email tiếng Anh phản hồi thư mời tuyển dụng, bạn chỉ cần thể hiện sự cảm ơn. 

• Thank you for the invitation to the interview for… at…

(Cảm ơn về lời mời phỏng vấn cho vị trí… tại…).

• Thank you so much for reaching out with the opportunity to interview for…

(Cảm ơn anh/chị đã liên hệ về cơ hội phỏng vấn cho vị trí…)

Cung cấp thông tin thời gian

Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ cung cấp một số lịch hẹn để bạn lựa chọn. Tuy nhiên, nếu không có lịch hẹn phù hợp, bạn có thể thảo luận thêm với đơn vị ứng tuyển.

Nếu bạn thật sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển, lý tưởng nhất là bạn lựa chọn lịch hẹn được công ty đưa ra.

• I am available for the interview on … from… to…, or…

(Tôi có thể tham gia buổi phỏng vấn vào Thứ… từ… giờ đến… giờ).

• From the suggested times slots in the email, Monday at… is the most suitable for me.

(Từ những khung thời gian được đề xuất ở email, thứ Hai lúc… giờ là thời gian phù hợp với tôi nhất).

• I confirm that I will join the interview at…

(Tôi xác nhận tham gia phỏng vấn lúc…)

Cung cấp thêm thông tin chi tiết

Thông thường, thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng sẽ đính kèm những hướng dẫn trước khi chính thức phỏng vấn. Bạn có thể phải gửi kèm CV, thư giới thiệu… hoặc trả lời thêm những câu hỏi khác. Hãy đọc thư thật kỹ để không bỏ qua tin tức quan trọng.

Đề nghị bổ sung thêm các thông tin khác

Đây là cử chỉ thể hiện sự lịch sự của bạn, mặc dù nhà tuyển dụng thường đã có đầy đủ thông tin cần thiết.

• If you need any further information, please let me know.

(Nếu nhà tuyển dụng cần thêm thông tin gì, xin hãy báo tôi).

• Please contact me if I can provide anything else ahead of our meeting.

(Hãy liên hệ tôi nếu tôi có thể cung cấp thêm thông tin trước buổi phỏng vấn).

Kết thư với sự biết ơn và tích cực 

Khi kết thúc thư phản hồi email phỏng vấn, một lần nữa gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng và nhắc lại bạn rất mong chờ đến buổi phỏng vấn.

• Thank you again for the opportunity, and I look forward to meeting with you.

(Cảm ơn một lần nữa về cơ hội, và tôi rất mong chờ được gặp anh/chị).

• I am looking forward to speaking with you and learning more about the vacant position.

(Tôi mong chờ được nói chuyện với anh/chị và tìm hiểu thêm về vị trí còn trống).

• Thanks again for the interview, excited to learn more about the job.

(Cảm ơn một lần nữa về buổi phỏng vấn, rất trông chờ được tìm hiểu về công việc).

Một số khi trả lời mail xác nhận phỏng vấn từ nhà tuyển dụng

Khi nhà tuyển dụng yêu cầu bạn cung cấp thời gian phù hợp

Dear… 

Thank you for reaching out. I’d like to participate in a team phone interview. This week, I’m available from 2:30 p.m. to 5:00 p.m. on Monday, or from 9:30 a.m. to 11 a.m. on Thursday. If those times aren’t convenient, I’ll be available next week on Monday and Tuesday from 2:30 to 5 p.m. I may be reached at xxx-xxx by the hiring team.

A list of my references’ contact information, as well as a copy of my resume, are attached. If there’s anything else I can do for you, please let me know.

Thank you again for the opportunity to interview, and I am looking forward to speaking with the staff!

Sincerely,

Khi bạn muốn dời lịch hẹn

Dear…,

Thank you for contacting me about the interview opportunity. I am delighted to come into your office and do an interview with you. Unfortunately, the time you specified is inconvenient for me. Do you have any availability on Thursday afternoon or Monday morning next week?

I have submitted my portfolio to this email for you to peruse, as you requested. Please let me know if there is anything else I can do for you before our appointment.

I look forward to speaking with you.

Sincerely,

Khi bạn được yêu cầu đưa ra nhiều khung thời gian 

Dear…,

Thank you for inviting me to interview for the position of … at …Company. I am ecstatic to have the opportunity to speak with some of the greatest in the industry.

The proposed time periods in your email work best for me on Tuesday between 9 and 11 a.m. I can also come in after 2:30 p.m. on Wednesday if that would allow for a thorough interview.

Thank you again for the opportunity; I am looking forward to learning more!

Sincerely,

Khi nhà tuyển dụng yêu cầu bạn gọi điện để đặt lịch hẹn

Dear…,

Thank you for inviting me to interview for the position of … at … I will phone tomorrow morning to organize an interview with your secretary, as suggested.

Please let me know if you require any further information from me prior to the interview, and I look forward to meeting with you.

Regards,

Trên đây là những hướng dẫn để viết trả lời mail xác nhận phỏng vấn với nhà tuyển dụng đầy đủ ngữ nghĩa, giúp bạn tạo ấn tượng tốt ngay từ lần giao tiếp đầu tiên. Theo dõi Impactus để bỏ túi những bí quyết chinh phục con đường sự nghiệp của bạn, kể cả tại những tập đoàn lớn như SamSung, Unilever, Panasonic…