Mẫu viết email bằng tiếng Anh – bí quyết thành công nơi công sở

Khi đã hiểu rõ cấu trúc, cách mở hay kết thúc của email, việc viết thư không còn quá khó khăn. Tuy nhiên, liệu bạn đã biết cách viết thư bằng tiếng Anh đầy đủ ngữ nghĩa, truyền tải đầy đủ thông điệp mà không phải tốn quá nhiều thời gian? Để giúp bản thân thật chuyên nghiệp trong môi trường làm việc, đừng bỏ qua những mẫu viết  email bằng tiếng Anh và những lưu ý quan trọng được chọn lọc bởi Impactus nhé.

Mẫu viết email bằng tiếng Anh thường gặp khi đi làm 

Email là phương thức trao đổi thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, trang trọng, lịch sự. Những mẫu email thông dụng sau đây chắc chắn không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian viết email bằng tiếng Anh, mà còn trở nên tự tin, nổi bật trong môi trường làm việc.

Mẫu viết thư tiếng Anh chuyên nghiệp bạn nên áp dụng khi được mời tham gia phỏng vấn

Viết email tiếng Anh khi được mời tham gia phỏng vấn để làm gì?

Xin chúc mừng, bạn đã tiến gần hơn với công việc mơ ước. Ngay cả khi bạn đã nói chuyện với nhà tuyển dụng qua điện thoại, bạn vẫn nên xác nhận lại thông tin buổi phỏng vấn qua email. Thông qua xác nhận email, bạn có thể:

• Có chính xác thông tin về buổi phỏng vấn: thời gian, địa điểm
• Thông tin người phỏng vấn bạn 
• Hỏi những câu hỏi khác bạn quan tâm về quy trình phỏng vấn
• Bạn có cần mang theo tài liệu khi đến phỏng vấn

Khi được mời tham gia phỏng vấn, bạn nên trả lời ngay, hoặc khi sớm nhất có thể. Cách gửi mail xác nhận cũng là một lời nhắc cho bạn và nhà tuyển dụng về buổi phỏng vấn. Bên cạnh đó, đây là cơ hội để thể hiện sự quan tâm của bạn đến vị trí ứng tuyển.

Mẫu viết email bằng tiếng Anh:

Subject: Joe Doe – Interview Confirmation

Dear Mr. Johnson,

Thank you very much for the invitation to interview for the Sales Manager position. I appreciate the opportunity, and I look forward to meeting with Emma Jonas on May 1st at 10 AM in your Uphill office.

Please let me know if you need any further information for the interview.

Sincerely,

Joe Doe

joedoe@email.com

33-222-3333

Viết thư bằng tiếng Anh khi xin việc

Mục đích viết email xin việc

Email khi xin việc (cover letter) là thư được người xin việc gửi cho  nhà tuyển dụng để nói:

• Lý do bạn viết thư
• Vị trí công việc bạn ứng tuyển
• Bạn có những kỹ năng gì phù hợp với công việc ứng tuyển 
• Bạn có thể đóng góp gì cho công ty
• Làm thế nào để nhà tuyển dụng có thể liên hệ bạn

Cách viết thư xin việc tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng

Tiêu đề: 

Ngắn gọn, xúc tích, để tránh mất thời gian của nhà tuyển dụng. Phần tiêu đề nên có Họ tên bạn, vị trí bạn ứng tuyển. Nếu vị trí tuyển có gắn mã số, hãy ghi cả mã số ở tiêu đề.

• Emma Jonas_Marketing Director 

• Joe Smith _  Content Writer in New York – 102

Lời chào: 

Nếu có thể, hãy ghi rõ họ tên của người nhận thư, như Mrs Johnson, Mr Jonas. Trong trường hợp không biết tên riêng, bạn có thể bắt đầu thư bằng Dear Hiring Manager.

Đoạn đầu tiên: 

Giải thích lý do bạn viết thư. Đề cập đến bạn thấy tin tuyển dụng ở đâu, ngày đăng tin tuyển dụng… Nếu bạn được đồng nghiệp hoặc bạn bè giới thiệu, hãy đề cập ngay ở phần này.

• I contacted you on LinkedIn a few days ago, and we had a brief discussion regarding work openings at your firm.

• My friend Alex Diamond, who is a Sales Executive at your company, recommended me to apply to this company for the position of Website Designer.

• After reading about your company, I am very interested in working for XX, one of Vietnamese top financial firms.

Đoạn giữa: 

Đây là đoạn để bạn thể hiện bản thân mình – make a pitch: Tại sao bạn phù hợp với vị trí này? Bạn có thể mang đến gì cho công ty? Nêu ra những thành tích, kỹ năng nổi bật của bạn tại các công việc trước.

Bạn không nên copy trực tiếp thông tin từ CV, mà hãy lựa chọn những thành tựu nổi bật.

• I have 8 years of marketing consulting expertise and am seeking a new challenge. Your firm specializes in digital marketing, which is something I have been learning every week for several years and have put to good use this year. Because of my knowledge in social networks, I would like to apply for the position of Branding Manager  at your organization. If you engage me, you will be getting a superb professional that can offer exceptional outcomes.

• I worked as a software developer at Company XX for four years after graduating with a degree in computer science. In academia, I designed and programmed engineering software that students utilize. I am looking for a fresh atmosphere to challenge myself in, and your organization provides just that.

Đoạn cuối: 

Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc thư ứng tuyển và CV đính kèm. Bên cạnh đó, hãy nêu cách để nhà tuyển dụng liên hệ bạn.

• For your consideration, I have attached a cover letter, CV, and transcripts. Please spend a few moments to look over them so you can get a better picture of who I am.

• I have attached a CV and recommendation letters for your consideration. Please take a moment to go through them to have a better understanding of my experiences and qualifications.

Kết thúc: 

Sử dụng những từ để ký lịch sự như Sincerely, Yours sincerely,… và ký họ tên đầy đủ của bạn.

Chữ ký 

Chữ ký email với thông tin của bạn giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ bạn. Chữ ký có thể bao gồm:

• Họ và tên 
• Số điện thoại 
• Địa chỉ email 
• Hồ sơ Linkedin (nếu có)

Mẫu email bằng tiếng Anh khi xin việc 

Subject: Assistant Communications Director – Jennifer Hills

Dear Ms Giller,

Your job posting for an Assistant Communications Director on Linkedln attracted my interest. I am excited to submit my CV to you for consideration because your description of the work responsibilities for the Assistant Director role closely matches my experience.

I created articles for the corporate website, edited and posted contributed pieces, handled their social media presence, and prepared and sent out a weekly email newsletter to subscribers as an Assistant Communications Director for XYZCompany. In six months, I also created an automatic email solution that increased the company’s subscriber list by 30%.

I researched, prepared, and amended legislation as Assistant Communications Director for B Magazine, wrote press releases, and was in charge of office communications and correspondence.

Please find my resume attached. Let me know if you require any other information about my background or qualifications.

I look forward to hearing from you. Thank you for your consideration.

Yours sincerely.

Jennifer Hills

Jenniferhills@email.com

884 884 884

Viết email bằng tiếng Anh xin nghỉ việc

Kết thúc công việc cũng là cơ hội tốt để xây dựng mạng lưới quan hệ của bạn, nếu bạn hành xử tốt.

Bạn nên thể hiện gì trong thư xin thôi việc

• Thể hiện sự biết ơn: Ngay cả khi bạn không hài lòng với môi trường làm việc, đừng phàn nàn hay viết những điều tiêu cực. Để giữ gìn mối quan hệ, hãy thể hiện sự biết ơn về thời gian làm việc tại công ty.

• • I appreciate the time in… team at…

• • I have enjoyed my time at … and will miss working with you and our team.

• • I am proud of the work we have done. 

• • Thank you for your support and mentorship in the last 2 years.

• Hỗ trợ công ty: Nếu có thể, hãy trợ giúp công ty trong thời gian chờ thôi việc. Bạn có thể hướng dẫn nhân viên mới, hay hoàn thành nốt công việc đang dang dở.

• • Please let me know if I can assist in training my replacement.

• • I would be happy to help screen replacement candidates.

• • If you have any questions, please feel free to…

• Cung cấp thêm thông tin cá nhân: Đưa thêm số điện thoại, email cá nhân để công ty có thể liên hệ với bạn khi có vấn đề, đặc biệt trong trường hợp bạn dừng làm việc tại công ty ngay lập tức.

• • You can get in touch with me through email/ phone…

• • Contact me via phone at…

Lưu ý khi viết thư xin nghỉ việc

• Gửi thư: Viết email gửi trực tiếp cho quản lý của bạn và cc cho Bộ phận Nhân sự  để họ dễ dàng quản lý. Bạn cũng có thể cc email cá nhân mình, vì tài khoản công ty cấp cho bạn sẽ bị khóa khi bạn nghỉ việc.

• Thời gian: Hãy thông báo trước 2 tuần hoặc sớm nhất có thể.

• Đặt thêm câu hỏi: Bạn có thể hỏi thêm những câu hỏi về khoản tiền lương, tiền thưởng: thời gian bao lâu? nhận tiền bằng hình thức nào?

• Không đi vào quá chi tiết: Bạn không cần giải thích quá chi tiết lý do nghỉ việc, hay thời gian tới bạn sẽ làm gì. Hãy giữ thư ngắn gọn.

• Dù có nhiều hướng dẫn, mẫu viết thư tiếng Anh để xin việc, bạn nên viết nội dung email phù hợp với công ty, trường hợp của bạn.

Mẫu email tiếng Anh khi xin thôi việc

Subject: Resignation – Julia Gomez

Dear Mr. Robert,

Please accept this message as formal notice that I will be leaving XX Company on May 18th.

I value the opportunities provided to me at XX, as well as your professional guidance and support. I wish you and the firm every success in the future.

Please let me know what my final work schedule, earned vacation leave, and employee benefits will be like.

Let me know if I may be of service at this time of transition.

You can contact me in the future via my non-work email, juliagomez@email.com, or my cell phone number, 111-111-111.

Sincerely,

Julia Gomez

Mẫu email bằng tiếng Anh khi trao đổi công việc với đối tác

Lưu ý trong cách gửi mail với đối tác

• Luôn gửi lời chào lịch sự tới đối tác, bất kể mối quan hệ của bạn với họ như thế nào.
• Luôn dùng tên riêng của họ để chào hỏi, không chào chung chung.
• Bao gồm tất cả thông tin đối tác cần khi viết thư
• Trong trường hợp bạn chỉ cập nhật thông tin mới cho họ và không cần phản hồi, hãy viết “No response needed” ở cuối thư.
• Kiểm tra kỹ email của bạn trước khi gửi
• Kết thúc thư bằng lời cảm ơn

Mẫu thư cách gửi mail cho đối tác 

Subject line — Information on [business/ product/ service as requested]

“Dear [client name]

Thanks for requesting information on our newest service/product. 

It is my pleasure to share the following details:

• Key information 1: New information

• Key information 2 that directly addresses the client’s question.

I am also delighted to let you know how our service has helped other customers. Some of the main benefits they had included:

• Benefit 1:

• Benefit 2:

You can find further information about our service on this website:…

Please let me know if you need any further information.

Thank you,

Nguyen Van An

Mẫu email bằng tiếng Anh khi bán hàng

Viết email tiếng Anh bán hàng – 5 bước đơn giản để có email hoàn hảo 

Tiêu đề ngắn gọn

• Tiêu đề email cần xúc tích và không nên quá giả tạo, thiếu chân thành. Một số tiêu đề mẫu bạn có thể tham khảo: 

• • Adam recommend/ suggested I get in touch

• • Question about their goal/ vision

• • Thoughts about recent trigger events/ blog post title.

• • Have you considered ideas/ suggestions?

• Bạn nên tránh sử những từ ngữ mang tính “spam” để tăng khả năng được mở email, như:sale, tempting, specials, final, reminder, help, donation, don’t, exciting, complimentary, discount, solution, partner, unique
• Bạn nên thử nghiệm 2 tiêu đề để có lựa chọn tốt nhất: Giữ nguyên nội dung thư gửi khách hàng, chia đôi và chọn tiêu đề riêng cho 2 tệp này. Bạn nên thử nghiệm tối thiểu từ 50 – 100 email. 

Mở email tốt 

Bạn nên sử dụng những mẫu câu gây ấn tượng với người nhận thư, như:

• [Mutual connection] mentioned…

• I noticed you…

• I saw that we both

• I am impressed by your post on…

Thân email hữu ích

Đây là phần bạn thể hiện điểm ấn tượng của sản phẩm/ dịch vụ của bạn. Chắc hẳn bạn đã tiến hàng nghiên cứu thị trường, khách hàng, đối thủ rất kỹ trước khi viết email. Hãy kết nối những điều mà khách hàng đang cần này với sản phẩm của bạn. Một số mẫu câu:

• How would you like to enhance your strategy?

• Is email marketing a current priority for you?

• Do you have any unanswered marketing questions?

• Has it always been this way?

Thêm CTA ở kết thư

Kết thư cần rõ ràng để khách hàng biết nên làm gì. Không nên sử dụng những câu hỏi như:

• Do you have time on your schedule to discuss this?

• Have you given the proposal any extra thought?

• Please let me know what, if any, next steps make sense.

• Do you have ten minutes tomorrow to catch up?

• Is it reasonable for us to speak? If not, who would be the ideal person to speak with?

• Is there anything more I can answer for you?

• Are you available on Monday for a 30-minute call?

• Please let me know if this goal is a top priority for you right now or in the future.

• Do I have your permission to close your file if you aren’t interested?

Ký kết thúc chuyên nghiệp

• Bao gồm thông tin liên hệ: số điện thoại, website…
• Bạn nên đính kèm một số trang mạng xã hội (Facebook, Linkedin, Instagram, Tiktok…) để khách hàng có thể dễ dàng theo dõi, trao đổi.

Mẫu viết email bằng tiếng Anh khi trao đổi với khách hàng

Dear Mr Robert,

For the past X years, I have worked with your peers in marketing. Branding is one of the major obstacles we face in this industry.

We have assisted Z businesses achieve their goal during the last year, resulting in an increase by 30% in revenue, 60% in productivity and saving about 30% expenses.  

Let’s set up a quick conversation if this issue resonates with you as well. I have a few suggestions that might be useful.

Regards,

Nguyen Van Anh.

Một số lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Như đã nói, email không chỉ là cách trao đổi thông tin, mà còn là thước đo đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn tại nơi làm việc. Chính vì vậy, để bức thư của bạn đạt giá trị cao nhất, bạn nên chú ý:

• Xem lại nội dung email trước khi gửi thư cho đối tác, khách hàng, đồng nghiệp: kiểm tra lỗi chính tả, tệp đính kèm…
• Triển khai nội dung ngắn gọn, xúc tích, đảm bảo diễn đạt đầy đủ ý
• Tuyệt đối tránh viết sai chính tả
• Không sử dụng các từ ngữ viết tắt
• Bên cạnh nội dung, cấu trúc, cần trình bày email đơn giản, chuyên nghiệp: không nên sử dụng quá nhiều font chữ, kích thước, màu chữ…

Impactus là học viện đào tạo tiếng Anh và tư duy, kỹ năng thực tiễn dùng cho môi trường làm việc chuyên nghiệp. Chính vì vậy, những mẫu email bằng tiếng Anh được tổng hợp theo các chủ đề thường gặp được chọn lọc bởi Impactus chắc chắn sẽ giúp bạn chinh phục môi trường công sở.