Trong công việc hiện nay, bạn sẽ phải dùng kỹ năng viết mọi lúc mọi nơi. Từ những bản proposals cho khách hàng, những bản tóm tắt biên bản cuộc họp gửi tới sếp, những dòng email liên tục gửi tới đồng nghiệp. Nhưng làm thế nào để bạn đảm bảo được rằng bài viết của bạn rõ ràng và hiệu quả nhất hay làm thế nào để làm cho thông tin bài biết của bạn nổi bật và ghi điểm ngay lập tức với người đọc?
Marvin Swift đã viết: “Một văn bản rõ ràng thể hiện người viết có một suy nghĩ rõ ràng.” Bạn có thể có tất cả ý tưởng tuyệt vời nhất trong đầu bạn nhưng nếu bạn không nói ra, sẽ không ai biết đến sự tồn tại của chúng. Tuy nhiên, may mắn thay, mọi người đều có khả năng cải thiện kỹ năng này. Bryan Garner nói: “Viết lách tốt và hiệu quả không phải là một món quà mà bạn sinh ra đã có. Đó là một kỹ năng mà bạn cần phải trau dồi. ở đây chính là cách viết đơn giản, rõ ràng và chính xác.”
Dưới đây là những phương pháp giúp kỹ năng viết tiếng Anh môi trường công sở của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn:
Contents
1. NGHĨ KỸ TRƯỚC KHI BẠN VIẾT
Trước khi bạn đặt bút hoặc gõ phím bất kỳ nội dung gì, hay cân nhắc về những điều bạn muốn nói. Garner nói: “Sai lầm mà nhiều người mắc phải là họ bắt đầu viết và nghĩ cùng lúc. “Họ nghĩ ra những suy nghĩ khi họ đang viết, điều này làm cho bài viết của họ ít có cấu trúc, thiếu tính mạch lạc và thường bị lặp ý.” Vậy nên, hãy hỏi bản thân, người đọc nên biết hoặc nghĩ gì sau khi đọc email, đề xuất hoặc báo cáo này? Nếu câu trả lời không rõ ràng, bạn đang đi sai hướng, vậy nên hãy dành thêm thời gian để nghĩ về việc bạn sẽ viết những gì và triển khai ý như thế nào?
2. VÀO THẲNG VẤN ĐỀ
Hãy làm quan điểm của bạn rõ ràng nhất có thể. Có nhiều phong cách viết bạn học được ở trường sẽ không phù hợp khi dùng trong môi trường công sở. Một trong những điều cần tránh nhất đó chính là tuyệt đối không để nội dung chính ở giữa bài. Hãy trình bày ngắn gọn ý chính của bạn trước, điều này giúp làm tiết kiệm thời gian cho người đọc và cũng làm sắc nét lập luận của bạn trước khi đi sâu phân tích vấn đề. Khi cần viết các bản đề xuất và ghi nhớ dài hơn, hãy để vấn đề đó nằm trong “không quá 150 từ” ở đầu trang đầu tiên. Nếu bạn có một mở đầu không tốt thì toàn bộ nội dung phía sau sẽ bị đánh giá là không tốt.
3. NGẮN GỌN VÀ XÚC TÍCH
Đừng sử dụng 3 từ khi một từ đã đủ để mô tả ý nghĩa của nó. Hãy loại bỏ những từ hoặc câu không cần thiết. Ví dụ, không cần phải nói: “general consensus of opinion,” (sự đồng thuận chung về quan điểm) mà chỉ cần nói “consensus” (sự đồng thuận). Một số từ như “point of view” nên được thay bằng “viewpoint” hay -ion words nên được thay bằng động từ chỉ hành động (provided protection nên dùng thành protected). Và thay “is, are, was và were” bằng các động từ mạnh hơn như “indicates”.
4. HẠN CHẾ DÙNG BIỆT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT
Tránh dùng các từ viết tắt bởi chúng là thủ phạm khiến người đọc nghĩ rằng bạn lười biếng hoặc có một suy nghĩ lộn xộn hoặc thậm chí người đọc không hiểu được ý bạn diễn tả.
5. ĐỌC LẠI ĐIỀU BẠN VIẾT
Đặt mình vào vị trí người đọc để biết liệu rằng quan điểm cũng như các luận cứ, luận điểm của bạn đã rõ ràng hay chưa? Liệu những câu văn đã ngắn gọn và dễ hiểu. Hay đọc to đoạn văn bản bạn vừa viết, vì đó là cách giúp bạn phát hiện những lỗ hổng trong lập luận của bạn. Và để bài viết tốt hơn, hãy đưa nó cho một người khác để nhận được sự góp ý khách quan từ họ.
6. LUYỆN TẬP MỖI NGÀY
Viết là một kỹ năng, và kỹ năng có thể được cải thiện thông qua việc luyện tập mỗi ngày. Hãy đọc những văn bản mẫu mỗi ngày, và chú ý phân tích cách dùng từ cũng như cấu trúc hay lối diễn đạt của tác giả để từ đó học hỏi cho chính mình. Bạn có thể tham khảo các nguồn như The Wall Street Journal. Hãy tập trung cải thiện ngữ pháp. quan trọng nhất, lên kế hoạch cho việc luyện viết và sửa bài viết hàng ngày. Quá trình này có thể mất nhiều thời gian, nhưng “good things take time” – bạn càng luyện tập nhiều thì sự cải thiện sẽ càng tới nhanh thôi!
Theo Business Harvard Review
Tham khảo thêm: LUYỆN VIẾT TIẾNG ANH VỚI 5 BÀI TẬP SÁNG TẠO
