Contents

1 5 BÍ QUYẾT VIẾT THƯ MỜI PHỎNG VẤN BẰNG TIẾNG ANH CHO VÒNG 2 ĐEM ĐẾN TỈ LỆ PHẢN HỒI CAO NHẤT

5 BÍ QUYẾT VIẾT THƯ MỜI PHỎNG VẤN BẰNG TIẾNG ANH CHO VÒNG 2 ĐEM ĐẾN TỈ LỆ PHẢN HỒI CAO NHẤT

Sau vòng phỏng vấn đầu tiên, rất nhiều doanh nghiệp yêu cầu một cuộc phỏng vấn thứ 2 để tiếp tục trao đổi thêm với ứng viên về tiềm năng công việc. Một email mời phỏng vấn chuyên nghiệp, chỉnh chu từ nhà tuyển dụng có thể gây ấn tượng mạnh mẽ tới ứng viên đồng thời tăng tỷ lệ phản hồi tham gia phỏng vấn. Dưới đây là các mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng anh vòng 2, giúp bạn đẩy nhanh và tối ưu quá trình tuyển dụng. Cùng Impactus tìm hiểu nhé!

1. Các nội dung cơ bản của một mail mời phỏng vấn tiếng Anh

Các nội dung cần có trong Mail mời phỏng vấn vòng 2 tiếng Anh cũng tương tự như vòng 1. Bạn có thể tham khảo bài viết Cách viết mail mời phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp cho mọi ngành nghề 2022 của Impactus để biết cụ thể hơn. Tóm tắt lại ta có các phần như sau

1.1. Phần mở đầu:

Tiêu đề (Subject line): ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, trực tiếp thu hút sự chú ý của ứng viên. Một tiêu đề rõ ràng sẽ đảm bảo email không vô tình bị bỏ qua và nhận được phản hồi nhanh chóng.

Note: Người tìm việc có thể nộp đơn đăng ký tại rất nhiều công ty, vì vậy phần tiêu đề của mail phải đảm bảo bao gồm tên Công Ty/ Doanh Nghiệp của bạn ngay mở đầu

VD: Invitation to second interview at [Company_name]

1.2. Phần thân:

Những thông tin phải có trong phần thân email mời phỏng vấn bằng tiếng anh bao gồm:

Hình thức cuộc phỏng vấn: diễn ra online hay offline?
Địa điểm diễn ra phỏng vấn: Nếu diễn ra offline thì địa chỉ văn phòng của bạn là gì? Nếu diễn ra online thì cuộc phỏng vấn sẽ thực hiện trên nền tảng nào? (Zoom, Google Meet,..)
Thời gian ước lượng: Cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra tầm bao lâu
Tùy chọn ngày và giờ: bạn nên đề xuất một số tùy chọn ngày và giờ giúp giảm thiểu việc phải gửi mail chốt qua lại đồng thời truyền tải được tính linh hoạt và chủ động của công ty bạn.
Thông tin về người phỏng vấn: cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện với ai, chức năng của họ trong công ty là gì

1.3. Phần kết:

Gửi lời cám ơn kèm chữ ký Email của nhà tuyển dụng (bao gồm chức danh, logo công ty, thông tin liên lạc)

2. Một số lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh vòng 2 giúp gia tăng tỉ lệ phản hồi

2.1. Giọng điệu Email

Tại thời điểm này, có thể bạn đã gặp ứng viên của mình hoặc đã giao tiếp qua email một vài lần. Vậy nên khi viết email mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh vòng thứ hai, giọng điệu trong thư có thể thân thiện và ít trang trọng hơn môt chút so với vòng 1. Tuy nhiên, giống như tất cả các email tuyển dụng, hãy đảm bảo rằng email vẫn phải đảm bảo độ chuyên nghiệp và phong cách viết phù hợp với văn hóa công ty cùng vị trí bạn đang tuyển dụng.

2.2. Trình bày rõ ràng, chỉnh chu

Để ứng viên có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng, đầy đủ và dễ dàng; email mời phỏng vấn bằng tiếng anh cần phải được trình bày một cách rõ ràng và “thoáng mắt” nhất có thể. Bạn có thể bấm xuống dòng sau khi kết thúc 1 đoạn văn, kết hợp với các dấu gạch ngang (-), dấu (+) hoặc in nghiêng, bôi đậm các ý quan trọng như: Thời gian và địa điểm,…

2.3. Chọn khung giờ gửi thư phù hợp

Bạn nên chọn thời điểm gửi email cho ứng viên vào ngày làm việc trong tuần. Để đảm bảo ứng viên có thể để ý thông báo và đưa phản hồi nhanh nhất

2.4. Tăng kết nối

Trong khoảng 2-6 tiếng kể từ lúc bạn gửi email mời phỏng vấn tới ứng viên, bạn có thể nhắn tin cho ứng viên của mình nhắc nhở rằng bạn đã gửi thư mời phỏng vấn rồi để họ kiểm tra lại hòm thư đề phòng bị lỡ mail phỏng vấn, hoặc thậm chí có thể chủ động gọi điện thoại thông báo. Một chi tiết nhỏ nhưng có thể đem đến hiệu quả rất tốt cho nhà tuyển dụng đó.

2.5. Rà soát, kiểm tra

Trước khi gửi thư, một bước quan trọng bạn đặc biệt không được bỏ qua đó là rà soát, kiểm tra lại nội dung thư trước khi nhấn gửi. Hãy lập ra 1 checklist cho bản thân bao gồm: lỗi chính tả, cách trình bày, địa chỉ email, kiểm tra tên, kiểm tra thời gian, kiểm tra địa điểm,… Bởi Email khi nhỡ gửi đi rồi sẽ không thể thu hồi; và nếu chẳng may thư của bạn có sai sót gì, thì điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới sự chuyên nghiệp của cả công ty và của chính bạn – nhà tuyển dụng. Vậy nên đừng bỏ qua bước này nhé!

3. Bố cục của một thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh vòng 2

3.1. Tiêu đề Email

Nên viết in hoa các chữ cái trong phần tiêu đề để gây ấn tượng

Cách 1:

INVITATION TO SECOND INTERVIEW AT [COMPANY_NAME]

// THƯ MỜI PHỎNG VẤN VÒNG 2 TẠI [TÊN CÔNG TY]

Cách 2:

[COMPANY_NAME] INVITATION TO SECOND INTERVIEW FOR THE [JOB_TITLE] POSITION

// [TÊN CÔNG TY] THƯ MỜI PHỎNG VẤN VÒNG 2 CHO VỊ TRÍ [TÊN CÔNG VIỆC]

3.2. Lời mở đầu

Cách 1: Dear [Candidate_Name]

Cách 2: Hi [Candidate_Name]

3.3. Gửi lời cảm ơn và chúc mừng ứng viên

Một lời cảm ơn sẽ giúp cho ứng viên cảm thấy vui vẻ vì những nỗ lực của mình trong thời gian ứng tuyển được công nhận. Ngoài ra lời cảm ơn cũng sẽ giúp nhà tuyển dụng dẫn dắt một cách khéo léo tới mục đích và nội dung chính của thư.

Gửi lời cảm ơn

Cách 1: Thank you once again for applying to [Company_name] for [Job_title] position. // Một lần nữa, cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào [Tên công ty] cho vị trí [Vị trí công việc].

Cách 2: Thank you for taking the time to talk to us about the [Job_role] position. // Cảm ơn bạn đã dành thời gian trò chuyện với chúng tôi về vị trí [Vị trí công việc].

Gửi lời chúc mừng và lời mời tới buổi phỏng vấn thứ 2

Cách 1: We greatly appreciate the skills and knowledge you showed in the first interview. We enjoyed getting to know you and we’d like to invite you for a second interview at our office with [name + position] in order to [objective of the interview]

// Chúng tôi đánh giá rất cao những kỹ năng và kiến thức bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn đầu tiên. Chúng tôi rất vui được biết bạn và chúng tôi muốn mời bạn đến phỏng vấn lần thứ hai tại văn phòng của chúng tôi với [Tên + chức vụ người phỏng vấn] để [mục đích của cuộc phỏng vấn]

Cách 2: After reviewing your performance in the first interview, we have decided to select you for the next round. I am thrilled to invite you for the second interview so that we can [objective of the interview]. One of the interviewers will also be our [name + position]

// Sau khi xem xét phần thể hiện của bạn trong vòng phỏng vấn đầu tiên, chúng tôi đã quyết định chọn bạn vào vòng tiếp theo. Tôi rất vui được mời bạn tham gia cuộc phỏng vấn thứ hai để chúng tôi có thể [ Mục đích của vòng phỏng vấn]. Một trong những người phỏng vấn cũng sẽ là [Tên + Chúc vụ] của chúng tôi

3.4. Đưa thông tin chính về cuộc phỏng vấn:

Đây là phần quan trọng và cũng là phần các ứng viên quan tâm nhất, bởi thông tin và cách thức diễn ra cuộc phỏng vấn ảnh hưởng trực tiếp tới sự tham gia của họ. Ứng viên cần tiếp nhận thông tin này một cách đầy đủ và rõ ràng để cuộc phỏng vấn có thể diễn ra trôi chảy hơn.

VD: Here are the detail information of the interview// Dưới đây là một số thông tin cụ thể về cuộc phỏng vấn này

Time: [Specific time// thời gian cụ thể ngày giờ] or [offer few days and time interview options // đưa ra các lựa chọn phỏng vấn trong vài ngày và thời gian]
Location: Online via [platform // nền tảng] / Offline at [address // địa chỉ]
Your interview will be with [name + position] and will last approximately [X] minutes. // Cuộc phỏng vấn của bạn sẽ có [Tên + vị trí người phỏng vấn] và sẽ kéo dài khoảng [X] phút.

3.5. Thông tin liên hệ, các lưu ý và xác nhận đi kèm

Ngoài những thông tin về thời gian và hình thức buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể nhắc nhở thêm về các giấy tờ liên quan, giấy xác nhận đi kèm (bảng kết quả, certificate,..) nếu có nhu cầu hoặc đề nghị thí sinh mang theo tài liệu hỗ trợ cho phần thể hiện. Ngoài ra xác nhận lai thông tin lần cuối và cung cấp địa chỉ liên hệ.

Đưa ra các lưu ý

VD: When you come to your interview, please bring [required documents] to further support your performance. // Khi đến buổi phỏng vấn, xin bạn hãy mang theo [tài liệu yêu cầu] để có thể hỗ trợ thêm cho phần thể hiện của mình.

Đưa thông tin và xác nhận đi kèm

– Nếu bạn đặt lịch với giờ cụ thể:

If the date or time of the interview is inconvenient, please contact me by phone [Phone_Number] or email [Email] to arrange another appointment. // Nếu ngày giờ phỏng vấn trên không thuận tiện cho bạn, vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại [Số Điện thoại] hoặc email [Email] để sắp xếp một cuộc hẹn khác.

– Nếu bạn cho ứng viên nhiều lựa chọn để đặt lịch:

Please let me know which option works for you. If you are not available at any of them, please contact me by phone [Phone_Number] or email [Email] to suggest a different time, and I will give my best to adjust. // Vui lòng cho tôi biết lựa chọn nào phù hợp với bạn. Nếu bạn không thuận tiện trong bất kì khung giờ nào ở trên, vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại [Số Điện thoại] hoặc email [Email] để đề xuất một thời gian khác, và tôi sẽ cố gắng hết sức để điều chỉnh.

3.6. Lời chào kết và chữ ký

Looking forward to meeting you again, // Mong được gặp lại bạn

All the best / Kind regards/ Sincerely, // Trân trọng

[Your name] // Tên của bạn

[Signature] // Chữ ký của bạn

[ Company’s Signature] // Chữ ký của Công ty (bao gồm: logo, website, số điện thoại hotline, địa chỉ,…)

4. Mẫu email mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh vòng 2 chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng

Mẫu 1:

Subject: [IMPACTUS] INVITATION TO SECOND INTERVIEW FOR THE MARKETING POSITION

Dear Vi,

Thank you once again for applying to Impactus for the Marketing position. We greatly appreciate the skills and knowledge you showed in the first interview. We enjoyed getting to know you and we’d like to invite you for a second interview at our office with Ms. Linda – CEO of Impactus in order to discuss a given assignment.

Here are the detail information of the interview

Time: 11am, Wednesday, January 5, 2022
Location: Online via Google Meets: <link>
Your interview will last approximately 15 minutes.

If the date or time of the interview is inconvenient, please contact me by phone 097 xxx xxx (Ms. Hue) or email hueimpactus123@gmail.com to arrange another appointment.

Looking forward to meeting you again,

Sincerely,

Hue

Recruiting Manager

Impactus Company

Mẫu 2:

Subject: INVITATION TO SECOND INTERVIEW AT XYZ COMPANY

Dear Samantha,

Thank you for taking the time to talk to us about the marketing coordinator position at XYZ Company. After reviewing your performance in the first interview, we have decided to select you for the next round. I am thrilled to invite you for the second interview so that we can discuss more about the position with you. One of the interviewers will also be our CEO Mr. Don.

Could you let me know your availability for early next week?

When we have a time scheduled, I’ll send you a calendar invitation to confirm the details with instructions for participating in the call.

Best,

Tobias Cramer