Khi làm việc trong môi trường kinh doanh hàng hóa , dịch vụ với khách hàng nước ngoài, thì kỹ năng đàm phán tiếng Anh là điều mà không một ai có thể bỏ sót. Bài viết này sẽ tổng hợp những điều căn bản nhất trong bộ kĩ năng đó – những điều mà người mới bước vào thương trường cần nắm vững để không bị “nuốt chửng”.
Contents
CHUẨN BỊ
Đây luôn là bước quan trọng đầu tiên cho mọi cuộc đàm phán tiếng Anh.
Để buổi thương lượng diễn ra thành công, bạn phải đặt ra những mục tiêu rõ ràng, cụ thể cho nó. Ngoài ra, bạn còn cần những giải pháp dự phòng hợp lí và khả thi. Liệt kê những thứ mà bạn muốn đem ra trao đổi. Cuối cùng, trong số những điều khoản thương lượng, bạn cần chọn ra một điều tốt nhất cho cả 2 bên. Trong ngôn ngữ đàm phán, nó được gọi là BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), và đây cũng là mục tiêu chính của cuộc đàm phán.
CÓ MỘT KHỞI ĐẦU THUẬN LỢI
Hãy nêu những quyền lợi mà cả 2 bên cùng hướng tới nhằm giảm bớt những căng thẳng, những nút thắt khó tháo gỡ có thể gặp phải trong buổi thương lượng. Cũng đừng quên tạo ra bầu không khí thoải mái bằng những cuộc trò chuyện mở đầu mang tính thân thiện (small talk).
- Our aim today is to agree on a fair price that suits both parties.
- I’d like to outline our aims and objectives…
- How do our objectives compare to yours?
BẮT ĐẦU ĐÀM PHÁN
I’d like to begin by saying …
I’d like to outline our aims and objectives.
There are two main areas that we’d like to concentrate on/discuss.
ĐƯA RA GỢI Ý
- I would like now to suggest that…
- There are several options you can consider …
- Regarding your proposal, our position is …
ĐẶT CÂU HỎI MỘT CÁCH HIỆU QUẢ
Trong hầu hết các cuộc đối thoại, những câu hỏi mở luôn được khuyến khích sử dụng. Đàm phán cũng không phải là ngoại lệ. Những câu hỏi hiệu quả sẽ giúp bạn đào sâu vào vấn đề, tìm ra căn nguyên cho khúc mắc cần giải quyết, đồng thời tạo cơ hội để 2 bên đề ra nhưng phương án dự phòng.
- Could you be more specific?
- How far are you willing to compromise?
- Where does your information come from?
[MIỄN PHÍ] Học thử Business English
TRỊ GIÁ 1 TRIỆU ĐỒNG (chỉ áp dụng khu vực Hà Nội)
THỂ HIỆN SỰ ĐỒNG Ý…
Khi đối tác đưa ra một thỏa thuận hay đề nghị hợp lí, bạn nên thể hiện sự đồng tình và cho họ biết rằng bạn cũng cảm thấy mình nhận được một điều gì đó từ đề nghị này. Nó sẽ giúp cho cuộc đàm phán của bạn trở nên cởi mở hơn cũng như sớm đi đến thỏa thuận sau cùng.
- That seems like a fair suggestion.
- I agree with you on that point
- That’s a fair suggestion
- You have a strong point there
- I think we can both agree that…
- I don’t see any problem with that…
- I couldn’t agree more.
- I’m happy with that.
… VÀ KHÔNG ĐỒNG Ý
Những bất đồng là một phần thường thấy trong các cuộc đàm phán. Chúng thực ra là cơ hội để hai bên xây dựng các mối quan hệ vững chắc hơn, và đi đến thỏa thuận phù hợp. Nói cách khác, chúng làm sáng tỏ những vấn đề mà hai bên cần thảo luận để cùng vượt qua. Tuy vậy, để thể hiện chúng mà không tạo ra bầu không khí tiêu cực là cả một nghệ thuật. Có hai từ mà bạn cần luôn ghi nhớ trong trường hợp này: lịch sự và nhã nhặn.
- I take your point, however…
- I’m afraid that’s not acceptable to us
- I’m afraid we can’t agree with you there.
- I’m afraid we have some reservation on that point…
- I understand where you’re coming from/ your position, but…
- That’s not exactly as we see/look at it
- Is that your best offer?
- I’m prepared to compromise, but…
- I’m afraid I had something different in mind.
- I’d have to disagree with you there
- I would prefer …
LÀM RÕ VẤN ĐỀ
Để tránh những hiểu lầm trong một môi trường mà tiếng Anh được xem như ngôn ngữ chung, về cơ bản bạn vẫn cần tập trung đảm bảo quyền lợi cho phía mình. Nhưng bên cạnh đó, nếu có một vấn đề mà bạn chưa thực sự hiểu rõ, bạn nên ngỏ lời để đối tác xác minh:
- If I understand correctly, what you’re saying is …
- I’m not sure I understand your position on…
- What do you mean by … ?
THỎA HIỆP
Đây thường là phần “tốn nước bọt” nhất trong mỗi cuộc đàm phán. Cách bạn thỏa hiệp như thế nào sẽ là bước ngoặt quan trọng quyết định thành công cho buổi thương lượng. Hãy nhớ rằng, khi thỏa hiệp, bạn cần chuẩn bị sẵn một thứ gì đó để có thể đem ra trao đổi bằng những câu mở đầu sau:
- In exchange for….would you agree on..?
- We might be able to work on…
- We are ready to accept your offer; however, there would be one condition…
- We could possibly…
- That could be all right, as long as…
- We can do that, providing…
CHỐT GIÁ
Bước này không yêu cầu bạn phải nói nhiều, nhưng lại đòi hỏi từng câu chữ bạn nói ra thật trau chuốt, hiệu quả và tinh tế nhất. Nói cách khác, đây là phần tốn nhiều chất xám nhất. Lời đề nghị sau cùng sẽ là “đòn đánh” quyết định phần thắng trong mỗi cuộc đàm phán. Hãy có một chiến lược khôn khéo để đạt được thành công.
- I’m afraid we can only go as low as…
- From where we stand an acceptable price would be…
- Our absolute bottom line is …
TÓM LƯỢC VẤN ĐỀ
Kĩ năng này sẽ được sử dụng rải rác trong cuộc đàm phán.
Khi kết thúc một vấn đề, một điều khoản lớn để chuyển sang vấn đề (hay điều khoản) kế tiếp, bạn cần phải tóm lược lại để không bỏ sót bất kì điều gì có thể dẫn đến hiểu lầm.
- Let’s look at the points we agree on…
- Shall we sum up the main points?
- This is where we currently stand …
KẾT THÚC ĐÀM PHÁN
- I think we both agree with these terms.
- It sound like we’ve found some common ground.
- I’m willing to leave things there if you are.
- I’m willing to work with that.
LỜI KẾT
Tất nhiên những kĩ năng trên đây chưa thể giúp bạn trở thành một chuyên gia đàm phán. Nhưng như đã nói, chúng sẽ giúp bạn, và những người mới bước ra thương trường có thể sống sót, bởi đây là môi trường có rất nhiều đối thủ khó nhằn, có khả năng đọc suy nghĩ cũng như đi trước bạn không chỉ một, mà thậm chí nhiều bước.
Chúc bạn thành công và có những cuộc đàm phán tiếng Anh thuận lợi!
_____________
Khóa học Global Business English chia theo các cấp độ từ 0-5 tương ứng tại Impactus là các khóa học tiếng Anh kết hợp kỹ năng làm việc. Khóa học sẽ giúp bạn trang bị nền tảng từ ngôn ngữ, phát âm tới các kỹ thuật giao tiếp Interview, Networking, Presentation, Pitching, Personal Branding để chinh phục nhà tuyển dụng, đối tác, khách hàng và thăng tiến sự nghiệp!
[MIỄN PHÍ] BỘ TÀI LIỆU TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH TẠI ĐÂY
