NHỮNG LƯU Ý KHI TRẢ LỜI ĐIỆN THOẠI BẰNG TIẾNG ANH VĂN PHÒNG

Dù học tiếng Anh đã lâu nhưng chắc hẳn, việc trao đổi bằng tiếng Anh qua điện thoại vẫn có đôi lần khiến bạn thấy lúng túng. Dưới đây là những điều cần lưu ý và các mẫu câu để bạn có thể trả lời điện thoại bằng tiếng Anh thật lưu loát và rõ ràng.

Luôn giới thiệu bản thân trước tiên

A. Ở văn phòng, khi trả lời điện thoại bằng tiếng Anh, bạn nên giới thiệu rõ họ tên và bộ phận mình đang công tác.

Ví dụ:

“Hello, Accounting Department, Syndi Seid speaking.”

(Xin chào, đây là Phòng kế toán, tôi là Syndi Seid)

B. Trong những trường hợp khác, bạn cũng cần nói rõ tên của mình. Đừng chỉ trả lời bằng những từ như “yeah” hoặc “yes”.

C. Khi gọi điện cho người khác, bạn cũng cần nói rõ mình là ai và tên người bạn muốn gặp.

Ví dụ:

“Hello, my name is John Doe from XYZ Corporation.  May I please speak with Ms. Jane Smith?”

(Xin chào, tôi là John Doe từ công ty XYZ. Vui lòng cho tôi gặp bà Jane Smith.)

Suy nghĩ thật kĩ và sắp xếp lại những ý bạn định nói trước khi gọi

Mẹo nhỏ: Hãy viết các ý chính và những câu hỏi bạn thắc mắc ra một mảnh giấy. Cố gắng để truyền tải thông điệp bạn muốn một cách rõ ràng và ngắn gọn nhất.

Đừng bao giờ nói những câu chung chung như: “Hello, it’s Cyndi, call me back” (Chào, tôi là Cyndi, gọi lại cho tôi nhé). Bạn luôn phải nói rõ mục đích bạn cần trò chuyện với họ là gì.

Suy nghĩ thật kĩ và sắp xếp lại những ý bạn định nói trước khi gọi

Đừng để bị ngắt quãng khi đang nói điện thoại

Bạn nên tránh việc vừa nói chuyện qua điện thoại, vừa nói chuyện với một người khác cạnh mình vì dễ gây hiểu lầm và bỏ sót thông tin.

Khi bạn cần thời gian để kiểm tra lại thông tin, nhận 1 cuộc gọi khác quan trọng hơn, đây là một số cách nói lịch sự đề đề nghị người kia đừng gác máy:

Could you hold for a moment?

Do you mind holding for a moment?

May I put you on hold?

Please excuse me for a moment I’ll be right back.

Và khi quay trở lại, hãy nói “Thank you for holding.” (Cảm ơn đã chờ máy.)

Hãy cho họ biết mình đang lắng nghe

Những từ như: “Hmm..”, “yeah”, “Oh, I see”… sẽ rất hữu ích trong khi trò chuyện qua điện thoại. Vì không thể gặp mặt trực tiếp nên đây sẽ là cách giúp bạn cho đối phương thấy rằng mình vẫn đang chăm chú lắng nghe.

Khi để lại lời nhắn, hãy nói thật chậm và rõ ràng

Đừng sử dụng những cụm từ gãy, tiếng lóng hoặc thành ngữ dài dòng. Nếu người nhận lời nhắn chưa biết rõ về bạn, hãy cho họ biết tên và số điện thoại để liên lạc lại.

Bạn có thể bắt chước cách nói chậm rãi của nhân viên trực tổng đài khi muốn để lại tên họ và số điện thoại trong lời nhắn – rõ ràng, chậm và mạch lạc.

Khi muốn nhắc lại, bạn có thể dùng một số cách nói như:

Great. I’d like to repeat that back to you to make sure it’s correct.

Can I repeat that back to you?

Suy nghĩ thật kĩ và sắp xếp lại những ý bạn định nói trước khi gọi

Đừng ngại hỏi lại

Chắc chắn, trong khi nói điện thoại, sẽ có lúc bạn không nghe rõ vì bận làm việc khác hoặc đường truyền không tốt. Khi muốn đề nghị người kia nhắc lại thông tin một cách lịch sự, bạn có thể nói:

I’m sorry, could you repeat that?

Could you say that once more?

I heard you say [repeat what you heard] is that correct?

Did you say [repeat what you heard]?

Nếu ai đó nói quá nhanh, bạn có thể đề nghị họ nói chậm lại:

“I’m sorry. Could you slow down please?”

“Could you say that more slowly please?”

Hãy chú ý đến giọng điệu của bạn trong điện thoại

Đừng tỏ vẻ quá lo lắng, cáu kỉnh, cách nói chuyện của bạn nên từ tốn, rõ ràng và tự tin.

Mẹo nhỏ: Bạn nên ngồi thẳng trên ghế hoặc đứng khi nói chuyện điện thoại để điều chỉnh giọng nói của mình.

Luôn nói thấp giọng nhưng rõ ràng

Đặc biệt, khi nói điện thoại trong công ty hoặc nơi đông người, bạn luôn nhớ phải kiểm soát âm lượng trong giọng nói của mình.

Mẹo nhỏ: Bạn có thể đặt ống nghe xa hơn tai một chút và xem thử giọng nói của mình đang quá to hay quá nhỏ

Chúc các bạn sử dụng tiếng Anh hiệu quả và thành công trong công việc!

(Tổng hợp)

_____________

Bộ 3 khóa học Business English Communication chia theo các cấp độ tương ứng tại Impactus là các khóa học tiếng Anh kết hợp kỹ năng làm việc. Khóa học sẽ giúp bạn trang bị nền tảng từ ngôn ngữ, phát âm tới các kỹ thuật giao tiếp Interview, Networking, Presentation, Pitching, Personal Branding để chinh phục nhà tuyển dụng, đối tác, khách hàng và thăng tiến sự nghiệp!

Đăng ký nhận tư vấn và test trình độ miễn phí tại: TẠI ĐÂY