Học cách viết email tiếng Anh một cách hiệu quả tuy không khó nhưng cần luyện tập nhiều và thường xuyên. Bạn có thể bắt đầu bằng cách khắc phục 9 lỗi thường gặp để viết email chuyên nghiệp hơn sau đây:
Contents
1. Viết câu quá dài
Khi bạn viết nhiều câu phức dài mà không hề có dấu câu, người đọc khó có thể hiểu hết và hiểu đúng từng thông tin cụ thể.
“The flight has been delayed for 2 hrs so Mr Smith can’t be here on time his secretary will discuss with us about this project.”
Các dấu chấm (.), phẩy (,), chấm hỏi (?), chấm than (!)..v..v… giúp tách ý, cụm từ hoặc các câu khác nhau, giúp người đọc dễ tiếp nhận thông tin hơn.
Cách sửa: Thêm dấu câu thích hợp
“The flight has been delayed for 2 hrs, so Mr Smith can’t be here on time. His secretary will discuss with us about this project.”
(Chuyến bay bị hoãn 2 tiếng rồi, vì vậy ông Smith không thể tới đây đúng giờ. Thư ký của ông ấy sẽ thảo luận với chúng ta về dự án này.)
2. Gom quá nhiều chủ đề vào một đoạn văn
Một lỗi phổ biến khác chính là một đoạn văn chứa quá nhiều chủ đề.
Ví dụ, đoạn văn dưới đây nói về 3 chủ đề khác nhau:
“You are invited to our monthly meeting to discuss the ideas for the next project. Our sales launch next month will invite some celebrities. John is still waiting for your survey to finish his report.
Cách sửa: chia mỗi ý thành từng đoạn riêng biệt.
“You are invited to our monthly meeting to discuss the ideas for the next project.”
“Bạn được mời đến tham dự cuộc họp hằng tháng của chúng tôi để lên ý tưởng cho dự án sắp tới.” (Sau đó đưa thêm một vài thông tin về cuộc họp.)
“Our sales launch next month will invite some celebrities.”
“Đợt bán hàng tháng tới của chúng ta sẽ mời một số người nổi tiếng tham dự.” (Đoạn này có thêm thông tin về đợt bán hàng sắp tới và những người nổi tiếng.)
“John is still waiting for your survey to finish his report.”
“John vẫn đang chờ nhận mẫu khảo sát của các vị để hoàn thành bản báo cáo.” (Đoạn này có các thông tin về bản báo cáo.)
Nếu các chủ đề không liên quan đến nhau, bạn cần viết chúng vào từng email riêng biệt. Mỗi email sẽ tập trung bàn về một vấn đề.
3. Lặp từ không cần thiết
Việc lặp từ không cần thiết cũng là một lỗi phổ biến khi viết email công việc.
Ví dụ:
“The project has been postponed for no reason, but we don’t know who decide to postpone this project.” (Dự án bị hoãn mà không có lí do gì, nhưng chúng tôi không biết ai quyết định trì hoãn dự án này nữa.)
Cách sửa:
“The project has been postponed for no reason, but we don’t know who decide to do that.”
4. Dùng câu không hoàn chỉnh
Những câu văn không hoàn chỉnh sẽ trở nên vô nghĩa và khiến người đọc bối rối. Họ sẽ thắc mắc liệu bạn muốn truyền đạt điều gì.
Ví dụ:
“Since we are planning to hire new staff for our Marketing Team.” (Vì chúng tôi đang lên kế hoạch tuyển thêm người cho đội ngũ Marketing.)
Bạn nên đọc lại email trước khi gửi đi để chắc rằng không có câu văn nào bị bỏ lửng.
Cách sửa:
“Since we are planning to hire new staff for our Marketing Team, we will be able to handle more projects.” (Vì chúng tôi đang lên kế hoạch tuyển thêm người cho đội ngũ Marketing, nên chúng tôi có thể phụ trách nhiều dự án hơn.
5. Viết sai chính tả
Những lỗi chính tả sẽ khiến văn bản của bạn trở nên “mất điểm” vì thiếu chuyên nghiệp.
Từ “receive” trong câu dưới đây đã bị viết sai:
“We didn’t expect to recieve so many orders this year.”
Bạn có thể tránh lỗi này bằng cách bật chức năng kiểm tra chính tả có sẵn trong máy tính. Tốt hơn hết, hãy luôn kiểm tra email tiếng Anh cẩn thận trước khi nhấn Gửi.
Cách sửa:
“We didn’t expect to receive so many orders this year.
6. Nhầm lẫn giữa danh từ số ít và số nhiều
Nhiều người Việt thường mắc phải lỗi này. Đây thực sự là một thử thách bởi trong tiếng Việt không tồn tại khái niệm “từ số ít”, “từ số nhiều”.
Ví dụ:
- “All the informations you need for the test are in this USB.”
Các danh từ không đếm được trong tiếng Anh không thể “biến” thành dạng số nhiều bằng cách thêm –s. Chúng luôn được dùng như danh từ số ít.
Cách sửa:
“All the information you need for the test is in this USB.”
- “We have more member in our club this year.”
“Member” là danh từ đếm được và phải thêm – s để biểu thị số nhiều:
“We have more members in our club this year.”
7. Thiếu mạo từ “a”, “an” và “the”
Lỗi này xảy ra phần nhiều là do trong tiếng Việt không hề tồn tại mạo từ.
Nhưng trong tiếng Anh, 3 mạo từ này rất quan trọng. Chúng được dùng khi bạn đang nói đến một danh từ xác định (“the”) hoặc không ác định (“a” và “an”).
Ví dụ:
“He is brand manager who works with us in this company.”
Cách sửa:
“He is the brand manager who works with us in this company.”
8. Sử dụng sai thì
Các thì rất quan trọng trong tiếng Anh bởi nó giúp người đọc xác định được thời gian diễn ra một sự việc nào đó. Tuy vậy, tiếng Việt không tồn tại phạm trù ngữ pháp này nên các thì trong tiếng Anh thường khiến người Việt đau đầu.
Ví dụ:
“The manager is (present) not here today because his son was (past) feeling unwell.”
Người viết câu này đã dùng thì hiện tại cho vế trước rồi đột ngột chuyển sang thì quá khứ ở vế sau.
Theo nguyên tắc thông thường, bạn phải sử dụng cùng 1 thì trong câu.
Cách sửa:
“The manager is (present) not here today because his son is (present) feeling unwell.”
Bạn có thể nắm vững cách dùng các thì và sự hòa hợp về thì tiếng Anh bằng cách học theo ví dụ, học tiếng Anh qua phim, luyện đọc báo tiếng Anh nhiều hơn, v.v…
9. Dịch tiếng Việt sang tiếng Anh một cách máy móc
Việc dịch trực tiếp suy nghĩ từ tiếng Việt sang tiếng Anh khá phổ biến đối với người học ngôn ngữ. Tuy nhiên, nó khiến cách bạn nói và viết trở nên cứng nhắc, không tự nhiên bởi bạn đã thể hiện cấu trúc ngữ pháp theo kiểu Việt Nam chứ không phải tiếng Anh.
Mỗi ngôn ngữ đều có những nguyên tắc và cấu trúc ngữ pháp riêng biệt. Không có bất cứ ngôn ngữ nào giống nhau hoàn toàn. Vì thế, nếu cứ áp dụng kiểu ngữ pháp và dùng từ kiểu tiếng Việt vào văn bản tiếng Anh, cách viết của bạn sẽ trở nên kì quặc và khó hiểu.
Trên đây là 9 lỗi thường gặp để viết email chuyên nghiệp hơn. Các bạn có thể tham khảo các bài viết khác về việc viết email chuyên nghiệp tại đây hoặc đăng ký lớp học Business Email Writing tại đây để viết email chuyên nghiệp KHÔNG LỖI chỉ sau 4h học.
